La administración de libros abiertos puede ser una forma de educar a los empleados sobre el panorama general de las finanzas de una empresa, pero también conlleva varios riesgos. Se debe considerar cuidadosamente quién ve la información financiera, cómo se usa y qué debe permanecer solo para los ojos de la gerencia.
Explicando los numeros
Las hojas de cálculo contables de una empresa, los presupuestos de partidas individuales y las auditorías internas y externas y las declaraciones de impuestos pueden ser difíciles de descifrar. Operar en un sistema de administración de libros abiertos que les brinda a los empleados acceso a este tipo de información puede tener consecuencias no deseadas. Los empleados pueden malinterpretar lo que ciertas cifras significan o malinterpretar las declaraciones de ganancias, lo que lleva a confusión o preocupación. Para ser eficaz, la administración abierta de libros requiere no solo abrir los libros, sino también explicar qué significan los números de una manera que los empleados puedan entender.
Finanzas compartidas
La administración de libros abiertos no es necesariamente gratuita para todos, donde todos los miembros de la compañía pueden examinar cualquier documento financiero en cualquier momento. Las empresas suelen ofrecer diversos grados de divulgación, lo que puede ser complicado para la administración decidir y supervisar. Puede haber conflictos con respecto a qué empleados tienen privilegios y cuáles no.
Apropiación indebida de la información
Un sistema de administración de libros abiertos puede poner a una compañía en una desventaja competitiva, particularmente si un empleado comparte figuras financieras clave con competidores o usa información como apalancamiento para sus propios fines. Obtener acuerdos de no divulgación firmados por los empleados puede llevar mucho tiempo, e incluso un error inadvertido en una situación incorrecta puede tener efectos devastadores en la capacidad de la empresa para competir. Esto también puede abrir una empresa a posibles problemas con clientes y proveedores, quienes podrían no querer que sus detalles financieros queden expuestos.
Manejando la moral
Si bien la apertura de los libros a los empleados puede crear un interés personal en el bienestar de la empresa, las cifras financieras deficientes tienen el potencial de impactar negativamente en la moral. Los empleados que ven que la compañía está luchando pueden temer por sus trabajos y buscar mudarse a otro lugar si parece que la compañía está en problemas. Alternativamente, una línea de base saludable invita a solicitar aumentos, una mayor participación en los beneficios u otra distribución de la riqueza que puede no encajar con las estrategias y objetivos a largo plazo de la empresa.
Conflicto interno
Los problemas relacionados con los ingresos, salarios y estructuras de bonificación pueden exponerse en la administración de libros abiertos, lo que lleva a las luchas internas entre los empleados. Por ejemplo, si toma la decisión de renunciar a las bonificaciones de los empleados después de un año rentable, espere que los empleados que tienen conocimiento de la obtención de informes lo soliciten. Del mismo modo, si sus altos ejecutivos tienen cuentas de gastos discrecionales considerables, mientras que a su personal administrativo se le niega la solicitud de nuevas computadoras, esto podría conducir a la disidencia.
