Los procedimientos de control de documentos son críticos para procesar las facturas de las cuentas por pagar. Le ayudarán a asegurarse de que registra correctamente todas las facturas de las cuentas por pagar al libro mayor de contabilidad y procesa los pagos de las facturas de manera oportuna. Un procedimiento escrito para procesar las cuentas por pagar ayuda a aliviar los errores en el procesamiento y a evitar cargos por demora por no remitir los pagos a tiempo.
Sello de fecha de la factura
La persona responsable de abrir el correo diario debe sellar la fecha de cada factura de cuentas por pagar recibida con la fecha del día actual. El sellado de fecha le permite hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que se tarda en pagar una factura en su empresa. La persona que estampa las facturas debe anotar cualquier diferencia de tiempo significativa entre la fecha de emisión de la factura y la fecha de recepción. Es posible que las facturas enviadas semanas después de la generación deban pasar por el proceso de cuentas por pagar rápidamente para evitar cargos por demora.
Codificar la factura
El empleado responsable de crear o administrar el gasto escribe el código para la cuenta del libro mayor correspondiente en la factura y compara la factura con el presupuesto restante para esa cuenta de gasto. Si la cuenta del libro mayor superará el monto presupuestado una vez que procese la factura, el empleado debe incluir una explicación del exceso de la factura.
Obtener Aprobación de Facturas
Los gerentes son responsables de revisar y aprobar todas las facturas de cuentas por pagar que se encuentren dentro de su área de control. El gerente revisa la codificación en la factura para verificar la exactitud y cualquier explicación del exceso de presupuesto para la minuciosidad. El gerente luego inicia y fecha la factura para que el contable sepa que el gerente ha aprobado la factura para el pago.
Preparar el cheque
El contador revisa la factura para garantizar que se incluyan en la factura las aprobaciones y explicaciones adecuadas para los excedentes. El contador también verifica dos veces la codificación de la factura y cuestiona cualquier codificación que parezca estar equivocada. Una vez que el contador está satisfecho con la aprobación y la codificación de la factura, prepara un cheque para el pago.
Los cheques comerciales deben incluir dos talones de cheques: un talón de cheque para el emisor y un talón de cheque para el destinatario. El talón del cheque debe incluir la fecha de la factura, el número de factura y el número de cuenta comercial, si el vendedor le asignó uno. El talón de cheque del emisor puede incluir la codificación del libro mayor si se desea. Haga una copia de la factura para sus propios registros y engrape el talón del cheque del emisor en la parte superior de la factura. Presente la copia de la factura para cubrir el gasto en caso de una auditoría o para una investigación contable.
