Para muchas empresas, el envío y la recepción de faxes son una ocurrencia diaria. El fax es tan común que es fácil deslizarse en una comunicación informal. Seguir unos simples pasos ayudará a que sus faxes tengan un aspecto profesional. Practicar la etiqueta de fax adecuada asegurará que su empresa mantenga la reputación profesional que ha trabajado tan duro para construir.
Enviando faxes
Siempre recuerde que enviar documentos por fax es un proceso de negocios. Como tal, tenga en cuenta estas pautas básicas:
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Siempre incluya una portada, libre de cualquier información innecesaria o ilustraciones. Incluya en la portada su nombre e información de contacto, el número de páginas (incluida la portada del fax), el destinatario deseado y cualquier otra información pertinente. Recuerde que es posible que el destinatario del fax no sea el único que vea el documento, así que asegúrese de mantener la portada del fax como un profesional.
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Después de transmitir su fax, haga una llamada de seguimiento al destinatario. Esto no requiere una discusión en profundidad sobre lo que contenía el fax. Usted simplemente está confirmando que se recibió el fax. Es apropiado en esta conversación que la persona sepa que es libre de llamarlo con cualquier pregunta de seguimiento a los materiales enviados por fax a su conveniencia.
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Utilice la discreción al enviar por fax información sensible o confidencial. Si está enviando información de carácter personal, llame con anticipación para informarle a la persona que está enviando el fax de antemano. Una forma de evitar este tipo de problema es utilizar un servicio de fax en línea. Estos servicios se envían por fax directamente a una computadora personal.
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Tenga cuidado al enviar materiales no solicitados. Todos los que trabajan en una oficina saben lo molestos que pueden ser los anuncios de un seguro de salud de menor costo y los viajes con descuento a Hawai. Si envía faxes no solicitados a sus clientes, hágalo solo en las raras ocasiones en que se justifique. Si recibe una solicitud de un destinatario que le pide que no reciba dichos faxes, respete sus deseos y elimínelos de su lista.
Recibiendo faxes
Al igual que con el envío de faxes, también existen reglas de etiqueta para recibir faxes:
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Respetar la privacidad de los faxes confidenciales recibidos. No comparta información personal con sus compañeros de trabajo que fue diseñada únicamente para su visualización.
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No deje los faxes sensibles por ahí donde otros puedan verlos. Trate los faxes como lo haría con cualquier otro papeleo confidencial.
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Si recibe un fax por error, avísele al remitente llamándolos. Por lo general, se solicita que destruya cualquier fax recibido por error.
