Un sistema de información contable suele ser un programa de contabilidad computarizado que mantiene registros de una empresa. La información se ingresa al sistema y el sistema rastrea y organiza la información contable. El sistema de información contable también se utiliza para proporcionar información detallada sobre la compañía, incluidos los estados financieros.
Transacciones de negocios
Un sistema de información contable está diseñado para registrar todas las transacciones de una empresa. Un empleado de contabilidad ingresa todas las transacciones comerciales en el programa y las transacciones se registran automáticamente en las cuentas correspondientes. Esto es importante porque en cualquier momento se necesita información, se puede encontrar en la computadora y está organizada.
Cuentas por pagar
Un sistema de información contable permite pagos más fáciles en cuentas por pagar. Muchos sistemas están diseñados para pagar todas las facturas debidas con un clic de un botón. Se selecciona una fecha y los cheques se hacen automáticamente para todas las facturas pendientes. La mayoría de los sistemas permiten que un empleado anule la selección de ciertas facturas si una empresa no está lista para pagar una factura específica.
Cuentas por cobrar
Este tipo de sistema también permite una facturación más fácil. La información se registra en el sistema y un empleado elige cuándo imprimir facturas. Esto se hace diariamente, semanalmente o mensualmente, dependiendo del negocio. El sistema genera todas las facturas de manera eficiente y fácil para el empleado.
Estados financieros
Un sistema de información contable genera todos los informes financieros sin que el empleado calcule nada. Las fechas de los informes se ingresan en el sistema y la computadora genera informes para ese período específico. Esto es útil cuando se necesita un informe de un período diferente inmediatamente. El sistema tiene la capacidad de generar informes para cualquier período para el que se registró la información.
Cierre de fin de año
El cierre de fin de año suele ser un proceso tedioso para un contador. Se crea un balance de prueba no ajustado, las entradas de ajuste se realizan y se registran, se calcula un balance de prueba ajustado, se realizan entradas de cierre y, finalmente, se genera un balance de prueba posterior al cierre. Este proceso es complicado y requiere mucho tiempo, pero con un sistema de información contable, la computadora hace la mayor parte del trabajo por su cuenta.
