Las reuniones pueden fracasar sin una planificación adecuada, incluso con un propósito claro y participantes apropiados. El uso de una agenda para planificar una reunión puede ayudar a que la reunión se desarrolle sin problemas y de manera efectiva a abordar temas o temas clave. La planificación anticipada les da a los asistentes a la reunión el conocimiento de qué esperar, el tiempo para prepararse y el orden en que se discutirán las cosas. Otra razón por la que las agendas son populares es que les ahorran tiempo a todos.
¿Qué es una agenda?
En pocas palabras, una agenda es una lista o un plan. Esta lista incluye temas y problemas o problemas que se tratarán durante una reunión. Hay una variedad de formatos de agenda; El propósito y el tipo de reunión determinarán qué formato de agenda usar. Los tipos de agendas que se usan típicamente incluyen informal, formal, priorizado y cronometrado. Familiarizarse con cada formato de agenda le permitirá elegir efectivamente el tipo adecuado para sus necesidades.
Informal y formal
Una agenda informal básicamente se refiere a una lista informal de elementos que se discutirán durante una reunión y que a menudo se lanzan juntos en el último minuto. Una agenda formal sigue más de un formato. Este formato incluye el tipo de reunión, enumera al facilitador de la reunión y enumera a todos los asistentes. La agenda sigue un orden específico: llamada a pedido, llamada de lista, minutos de la última reunión, asuntos pendientes, nuevos negocios y aplazamiento.
Priorizado y cronometrado
Las agendas priorizadas siguen un sistema prioritario. Los artículos reciben un orden de acuerdo a la importancia percibida para el grupo. Los temas se discuten en este orden. Las agendas cronometradas se refieren al uso de una línea de tiempo establecida para la reunión; por lo general, se asigna un cronometrador para ayudar a mantenerse en la tarea. En este formato, la agenda se configuraría en intervalos de tiempo. Por ejemplo, 9: 30-9: 35: socialización / calentamiento, 9: 35-9: 40: propósito de revisión y resultado deseado, 9: 40-9: 50: minutos de revisión de la última reunión.
Línea de fondo
No dude en solicitar comentarios de otros participantes cuando elabore una agenda. Los participantes pueden proporcionar información valiosa sobre qué temas o temas se deben discutir. Tener los participantes apropiados es clave para una reunión bien planificada y exitosa. Todas las agendas deben contener el propósito de la sesión; tener resultados deseados claros; clasifique los temas de la agenda como intercambio de información o procesamiento de información; y termine con un resumen del tema y una discusión de los próximos pasos.
