El Formulario W-4 del IRS es un certificado que la agencia federal de impuestos exige que todos los empleados nuevos completen y devuelvan a sus empleadores. El W-4 indica el número de asignaciones de retención que el empleado desea reclamar. Cuanto mayor sea el número de asignaciones, menor será el importe de la retención. El W-4 también permite que los empleados reclamen la exención de la retención por completo. En el pasado, el IRS requería que los empleadores enviaran formularios W-4 para ciertos empleados, pero ese ya no es el caso.
Sumisión
En una ocasión, el IRS requirió que los empleadores presentaran formularios W-4 cuando un empleado que ganaba al menos $ 200 en salario reclamaba más de 10 subsidios de retención. En 2010, una asignación eximió $ 3,650 del salario del empleado del impuesto a la renta. El IRS también exigió a los empleadores que presenten los formularios W-4 para los empleados que reclamaron la exención de los impuestos federales en su totalidad, en función de su estado de presentación, ingresos familiares, deducciones y exenciones.
Retención
Los empleadores tenían que seguir las instrucciones del IRS para retener de acuerdo con un límite en el número de exenciones que permitía al empleado. Los empleados tenían que revisar sus W-4 si querían reclamar más exenciones de las permitidas, y presentar una declaración por escrito explicando la solicitud. La solicitud tuvo que ser aprobada por el IRS antes de que el empleador pudiera ajustar la retención de acuerdo con los deseos del empleado.
Nuevas regulaciones
Las nuevas regulaciones aprobadas en 2005 cambiaron las pautas para presentar W-4 con el Servicio de Impuestos Internos. Aunque la ley aún requiere que los empleados presenten formularios W-4, no requiere la presentación automática de formularios por parte del empleador bajo ninguna circunstancia.
Solicitudes escritas
El IRS aún puede enviar una solicitud por escrito para que un empleador envíe un W-4 para un empleado específico. La agencia afirma que ahora utiliza otros medios para determinar si un empleado reclama demasiadas exenciones y se le retiene muy poco impuesto de sus cheques de pago. Al recibir el formulario W-4, el IRS puede solicitar que un empleador aumente la retención en casos apropiados, mediante el uso de una carta de "encierro".
Letras de bloqueo
Al decidir que la retención es insuficiente para un empleado específico, el IRS emite una carta de "encierro". La carta indica el número máximo de asignaciones para ese empleado en particular y la fecha en que el empleador debe comenzar a retener según ese número. Cualquier cambio futuro en la retención debe ser aprobado por el IRS. Se debe proporcionar una copia de la carta de cierre del empleado al empleado o, si corresponde, el empleador debe informar al IRS que el empleado ya no trabaja para la compañía. La carta de bloqueo le otorga al empleado un período de gracia durante el cual puede presentar un nuevo W-4 y una declaración de respaldo.
