La estructura organizativa formalizada se enfoca en los roles y posiciones en lugar de las personas en las posiciones. La formalización es el proceso de crear una estructura formalizada e incluye el mantenimiento de esa estructura formal a lo largo del tiempo. La formalización de una estructura organizativa generalmente se inicia en un intento de racionalizar el proceso de toma de decisiones. La organización formalizada es crítica para la organización en la que se conocen los problemas y los cambios se implementan de manera lenta y deliberada.
Estructura formal vs. informal
A diferencia de la estructura organizativa informal, que valora al individuo por encima del puesto de trabajo y permite la evolución de los roles según lo prescribe el titular del cargo, la estructura organizativa formal consiste en roles establecidos que no se cambian fácilmente. Las estructuras organizacionales informales son de alguna manera más innovadoras que las estructuras formalizadas. Sin embargo, la estructura informal es más útil para industrias que cambian rápidamente, como el sector de la tecnología. Además, el tamaño de la organización puede indicar el grado de formalización requerido. Es esencial comprender las necesidades de la organización individual al determinar qué estructura es la más efectiva para cada situación.
Identificación
La formalización se puede identificar por el grado en que los roles organizacionales se separan de los individuos que realizan esos roles. La estructura organizativa formalizada consiste en una estructura jerárquica, de informes descendentes y de toma de decisiones. Se reconoce por la existencia de normas y reglamentos explícitos, codificados. Una estructura formalizada suele incluir múltiples niveles de supervisión, incluidos directores de alto nivel o jefes de departamento, mandos intermedios y supervisores operativos.
Beneficios
Un beneficio de la formalización de una estructura organizativa es la naturaleza rutinaria de la sucesión. Los roles de una posición específica seguirán siendo los mismos, sin importar quién ocupe el puesto de trabajo específico. Los procedimientos de trabajo están documentados para que un nuevo empleado pueda ser fácilmente insertado en una posición vacante sin cambiar los procesos asociados con la posición. La estructura duradera de una organización formalizada no cambia a menos que la administración la modifique a propósito. La estructura es fácil de entender y explicar. Además, la alineación de los procesos de trabajo del día a día con la misión general de la organización se logra fácilmente en una estructura organizativa formalizada.
Organigrama
La estructura de una organización formalizada, así como las funciones y relaciones entre esas funciones, generalmente se hacen visibles a través del uso de un organigrama. El gráfico muestra los roles individuales dentro de la organización, incluyendo quién informa a quién. También ilustra cómo fluye la información y las decisiones dentro de la organización. El organigrama es una herramienta valiosa en el proceso de formalización.
