Una agenda de reuniones organizada y desarrollada garantiza que todos los temas importantes se cubran en una reunión determinada. Una estructura de esquema ayuda a guiar la dirección de la reunión para que no salte de un tema a otro, permitiendo que los negocios se realicen de una manera más eficiente. Comience el bosquejo de la agenda antes de la reunión para que pueda crear varios borradores y enviarlos a los asistentes antes de la reunión para que sepan qué esperar.
Escriba todos los temas que necesita cubrir en la reunión. Comience lo más ampliamente posible. Por ejemplo, escriba "Programación", que puede contener varios subtemas. Use cualquier nota de reuniones anteriores, correos electrónicos e información que tenga para asegurarse de que tiene todos los temas necesarios escritos.
Comuníquese con otros organizadores de reuniones o asistentes, y pregunte si tienen algún tema que requiera atención. Déles una fecha límite para los temas y elementos propuestos para que tenga tiempo de hacer una investigación de seguimiento o correspondencia, si es necesario, luego insértelos en el esquema.
Organiza tus temas. Busque los temas que se pueden colocar en un tema más amplio. Si no, repase cada tema general y divídalo en puntos específicos de la agenda. Por ejemplo, la agenda de una reunión de producción puede contener "conflictos de ensayos" y "fechas para recordar" en el tema "Programación".
Organice sus temas principales por orden de importancia. Decida qué temas deben ir primero en el esquema según la importancia que tengan, cuánto tiempo necesitará para discutirlos y consideraciones especiales, como la persona que presenta esa parte de la reunión que necesita salir temprano, por ejemplo.
Escriba sus temas principales en una lista vertical en negrita, fuente más grande, alrededor de 14 a 16 puntos. Sangrar o tabular una vez y colocar viñetas en cada subtema directamente debajo del tema principal. Puede numerar o escribir los temas y subtemas que desee. Incluya cualquier punto detallado debajo de cada subtema.
Incluya viñetas y muescas en esos artículos también, por lo que se sientan debajo del subtema, justo a su derecha. La mayoría de los programas de software introducen sangría, viñetas y números automáticamente al presionar "Enter" y "Tab" al final de un subtema principal o secundario.
Escriba toda la información necesaria sobre la reunión en el centro superior del documento, incluido el título y la fecha de la reunión, la hora, el lugar, los invitados o los asistentes esperados y la información de contacto del organizador de la reunión, probablemente usted.
Escriba el nombre del presentador de cada tema junto al subtema principal o subtema, si corresponde. Tenga en cuenta cuánto tiempo le está dando a cada tema. Verifique con el presentador para asegurarse de darle suficiente tiempo.
