Una solicitud de propuesta (RFP) es una declaración escrita del cliente que expresa una necesidad comercial y le pregunta cómo se propone abordar esa necesidad y cuánto costará su servicio o producto. La creación de un esquema antes de escribir la respuesta a la RFP del cliente ayuda a garantizar que se hayan abordado todos los requisitos del proyecto y que su propuesta se ajuste al formato de documento especificado por la RFP.
Artículos que necesitarás
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Solicitud de propuesta de documento.
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Aplicación de procesamiento de textos
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Impresora
Lea detenidamente la solicitud de propuesta del cliente para asegurarse de que comprende completamente las expectativas. Aclare cualquier pregunta más pronto que tarde. La mayoría de las RFP especifican un período de preguntas y respuestas para los encuestados.
Cree el esquema en el formato y orden definidos en la RFP para demostrar la capacidad de seguir instrucciones. Algunas RFP dejan la organización de la propuesta en manos de usted, mientras que otras tienen requisitos estructurales muy detallados. Ignorarlos o malinterpretarlos es una de las maneras más rápidas de dejar de considerar su propuesta.
Use números romanos (como I, II, III) para cada sección principal. Las subsecciones se sangran utilizando letras mayúsculas (como A, B, C). Las secciones debajo de estas se denotan usando números (como 1, 2, 3). Si se requiere otra subsección, use letras minúsculas (como a, b, c).
El número romano I se puede usar como resumen o resumen de la respuesta RFP. Exprese el alcance de los servicios y requisitos del cliente en esta primera sección. Explique cómo se abordará el proyecto y por qué este enfoque abordará mejor las necesidades del cliente. Continúe escribiendo los encabezados y las categorías del proyecto tal como lo presentó el cliente utilizando una combinación de números romanos, letras y números.
Haga una lluvia de ideas sobre las respuestas a cada sección y subsección (s) escribiendo las respuestas a cada requisito del cliente. Para el borrador inicial, se pueden utilizar palabras y frases. Repita este paso para todas las secciones.
Descargue sus ideas y agregue contenido detallado a cada una de ellas para satisfacer completamente las necesidades del cliente. Su propuesta probablemente incluirá algunos de los textos "estándar" de su compañía o texto reutilizable estándar. Indique en su esquema dónde se usará boilerplate y cuánto tendrá que modificarlo para este RFP en particular. No abuses de la caldera ni la utilices para engordar tu propuesta. Los clientes potenciales aprecian propuestas sucintas, detalladas y procesables.
Consejos
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Es posible que se deban desarrollar varios borradores antes de desarrollar la RFP final. Anote cada borrador con un número de versión diferente en el nombre del archivo.
