De acuerdo con el Laboratorio de Escritura en Línea de la Universidad de Purdue (OWL, por sus siglas en inglés), los memos están escritos para resaltar o resolver problemas. La Escuela de Negocios de Northern Kentucky University declara que los memos deben comunicar mucha información en un espacio limitado. La forma en que se formatea una nota depende de la compañía, el propósito de la misma y los destinatarios de la misma. Los memorandos internos del personal pueden proporcionar información, análisis y conclusiones, información sobre horarios comerciales o instrucciones para el uso adecuado del equipo.
Artículos que necesitarás
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Papel
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Lapiz y lapices
Aprenda el propósito básico y el formato de una nota. Los memos suelen ser documentos internos utilizados para comunicarse con el personal. Los propósitos pueden incluir recordatorios de políticas, solicitudes de acción, informar un cambio o proporcionar una notificación oficial. El formato de la nota incluye un encabezado, introducción, cuerpo, resumen y cierre. Los anexos se indican en la parte inferior del documento.
Determine el propósito de su nota y qué datos adjuntos se incluirán, si los hubiera. Determinar los destinatarios de la nota. A menudo, los supervisores y gerentes reciben copias de los memos y puede ser necesario incluir una copia en un archivo. Determine lo que dirá la nota y componga un borrador. Verifique en la política de la compañía el uso de membretes aprobados para notas.
Complete el encabezado, comenzando con la "Fecha". Incluya los nombres y títulos de los destinatarios principales en la sección "Para". Puede ser una o más personas, o puede especificar un grupo de personas, como todos los gerentes de cuentas. Incluya en la sección "cc" los nombres y títulos de quienes recibirán copias de la nota. Incluya en la sección "De" el nombre y el título de la persona que envía la nota. Incluya en la sección "Asunto" un título breve que describa el propósito de la nota.
Incluya un párrafo introductorio que explique el propósito de la nota, proporcione antecedentes para el propósito y ofrezca una visión general de lo que seguirá en los párrafos siguientes. Incluya una alerta para los lectores si la nota contiene una política u otra información crítica.
Incluya información en el cuerpo, o texto principal, de la nota que se expande en la introducción y la descripción general. Por ejemplo, proporcione los antecedentes previos a un cambio de política. Separar y ordenar los párrafos según el contenido. Use párrafos breves a lo largo de la nota. Esta sección puede contener uno o dos párrafos o varias páginas, según el propósito de la nota.
Inserte el resumen y cierre. Es posible que el resumen no sea necesario para notas de una página, pero puede ser útil con documentos largos que contienen información o instrucciones complejas. Cierre agradeciendo al lector y ofreciendo su ayuda para responder preguntas o explicar el contenido de la nota. En ausencia de un resumen, incluya un breve resumen en el párrafo final. Informar a los lectores si los contenidos de la nota son confidenciales.
Tenga en cuenta al final de la nota una lista de los archivos adjuntos mencionados en la nota. Use las palabras "Adjunto" o "Adjunto" para denotar la lista de adjuntos. No incluya archivos adjuntos a los que no se hace referencia en la nota.
Firma el memo. Los escritores de notas generalmente inician o firman notas en la sección del encabezado, junto a la entrada "De". Una nota formal puede requerir una firma completa y una línea de fecha al final del documento.
Consejos
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Revise copias de notas de la compañía para aprender el estilo y el formato. Pregunte si se requiere aprobación para enviar una nota.Verifique toda la información objetiva antes de incluirla en la nota. Pídale a alguien que revise su nota.
