La comunicación efectiva con los empleados es uno de los desafíos de ser un gerente. A diferencia de una conversación personal, en la cual el mensaje puede adaptarse a la persona que lo recibe, cuando habla con los empleados en general, debe hablar en un estilo que sea apropiado para todos. Esto puede ser particularmente difícil cuando se escribe una nota negativa, una que es crítica o que da malas noticias. Para escribir una misiva así, el gerente debe ser directo, pero también discreto. El objetivo debe ser alentar a sus empleados a cambiar sus acciones sin generar malos sentimientos.
Entregar las malas noticias primero. Al escribir un memo negativo, generalmente es mejor llegar a las malas noticias de inmediato. La inclusión de una cantidad significativa de información previa al mensaje tiene varios inconvenientes: en primer lugar, puede hacer que parezca que está estancado; segundo, algunos empleados pueden dejar de leer antes de llegar al punto del memo; y tercero, si el mensaje ha sido anticipado, muchos empleados omitirán la introducción de todos modos. El tono de esta sección debe ser sencillo, y los hechos deben exponerse claramente. Trate de evitar la ira o la negatividad excesiva.
Ofrezca aliento Una vez que haya presentado las malas noticias, cambie el tono y el enfoque de su nota para que sea un poco más optimista. Si su carta ha sido crítica, ofrezca palabras de elogio y aliento. Si has entregado noticias desagradables, enfatiza lo positivo. El objetivo de su trabajo como gerente es liderar, una tarea que nunca es más vital que en tiempos difíciles.
Presentar una solución. Uno de los dilemas a los que los empleados se enfrentan a menudo cuando reciben un memo negativo es no saber qué medidas quiere que tomen sus supervisores ahora. En la tercera y última parte de la carta, describa un curso de acción claro que los empleados puedan tomar para mejorar la situación. Esta instrucción debe proporcionar pasos claros para los empleados y debe entregarse en un tono optimista.
Léelo en voz alta. Antes de enviar el memo, debe leerlo y luego leerlo en voz alta. Léalo en voz alta primero para usted y luego para al menos otra persona que pueda proporcionarle comentarios. Escuche atentamente sus propias opciones de palabras y trate de escuchar cualquier idioma que pueda ser malinterpretado. Después de hacer estas correcciones, la carta debe ser corregida en busca de gramática, puntuación y ortografía, para mostrar a sus empleados que escribió la carta con cuidado.
