Como gerente de proyecto, una vez que finalice su proyecto, debe asegurarse de que el resultado del proyecto cumpla con las expectativas. Luego, deberá completar algunos documentos finales y cerrar el proyecto. Los procedimientos típicos incluyen obtener aprobaciones, transferir la propiedad y liberar un producto a la producción. Por lo general, usted firma un proyecto cuando finaliza realizando pruebas para asegurarse de que el equipo haya completado el trabajo y actualice los informes de estado para indicar que se ha completado.
Llevar a cabo pruebas de aceptación. Los métodos informales de aceptación incluyen completar una instalación o un evento. Los métodos de aceptación formal incluyen pruebas de usuario con los criterios establecidos al principio de la fase de planificación del proyecto. Por ejemplo, los proyectos de desarrollo de aplicaciones de software suelen incluir pruebas funcionales, del sistema y de los usuarios para demostrar que el producto funciona según lo previsto. Si los usuarios descubren que el producto no satisface sus necesidades, rechazan el entregable y deben realizarse revisiones antes de que se pueda completar el proyecto.
Crear un documento de aprobación. Este acuerdo de aceptación enumera los criterios de éxito del proyecto. Por ejemplo, cree una lista de verificación para probar un sistema de informes diseñado para permitir el registro del tiempo dedicado al trabajo voluntario de los empleados. Los usuarios deben confirmar que pueden usar un formulario basado en intranet para enviar y revisar solo sus horas en las actividades seleccionadas. Los gerentes solo deben poder revisar las presentaciones de los empleados bajo su supervisión. La solicitud debe enviar un correo electrónico tanto al gerente como al empleado para notificarles el envío. Los empleados deben poder solicitar que se agreguen actividades adicionales al formulario de envío.
Obtenga la aprobación final de proyecto de los clientes, patrocinadores y partes interesadas. Estas personas pueden firmar copias en papel del acuerdo de aceptación o utilizar plantillas o formularios en línea, como los que proporciona el sitio web de Microsoft Office. Por ejemplo, use un formulario de InfoPath para mostrar visualmente el estado del proyecto utilizando un formato condicional que muestre y oculte las imágenes según el estado del proyecto.
Consejos
-
En lugar de un procedimiento de cierre de sesión en papel, envíe un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, utilizando Microsoft Outlook, presione las teclas "CTRL / N" para crear un nuevo mensaje. En el menú "Opciones", haga clic en el botón "Usar botones de votación". Seleccione la opción "Aprobar; Rechazar". En el campo "Asunto:", escriba una breve descripción del proyecto que desea que el destinatario del correo electrónico cierre. Puede insertar texto adicional, gráficos o documentos. Haga clic en el botón "Enviar". Sus destinatarios reciben un mensaje de correo con la directiva para "Votar haciendo clic en Votar en el grupo Responder arriba". Haga clic en el botón "Seguimiento" en su mensaje original para ver quién aprobó y quién rechazó.
