Usados típicamente en el sector público, los documentos informativos son documentos breves que incluyen resúmenes de un tema en particular y el curso de acción sugerido para acompañarlos. En un entorno empresarial, un asistente ejecutivo puede utilizar un documento informativo para informar al CEO sobre un tema que se tratará en la próxima reunión de la junta directiva, por ejemplo. En este caso, es posible que el CEO desee conocer los antecedentes y el contexto del problema y los próximos pasos para que pueda discutir los detalles con los miembros de la junta. Si está buscando escribir un documento informativo para alguien en su negocio, asegúrese de que sea preciso y conciso.
Formato de un documento informativo
Como su nombre lo indica, los documentos informativos deben ser cortos. En general, tendrá que mantener su papel en dos páginas para que sea fácil de leer y absorber. El propósito de un documento informativo es informar al destinatario sobre un tema complejo, proporcionar el contexto a un alto nivel e incluir recomendaciones sobre qué hacer a continuación. Esto le ayuda a estar al tanto de los aspectos más destacados para tomar las decisiones necesarias o completar las tareas relacionadas. Los documentos informativos están escritos en un lenguaje claro y sencillo, y con frecuencia incluyen viñetas en lugar de párrafos densos para que sean fáciles de escanear.
El comienzo del documento informativo
Incluya el nombre de quién está escribiendo el documento informativo, la fecha actual y el tema de la nota informativa en la parte superior. Muchas notas informativas comienzan con una sección de "Propósito", que se utiliza para identificar la razón de la nota. Esto ayudará a alertar al lector acerca de por qué esta información es importante para ellos.
El propósito de este documento es informar al presidente de los detalles relacionados con el incidente policial en nuestra oficina de Saint Louis el 3 de septiembre. A medida que el incidente se ha convertido en una noticia nacional, el presidente puede recibir preguntas de miembros de los medios de comunicación.
Como alternativa, algunas notas informativas comienzan con una sección de "Problemas", en la que puede incluir cualquier problema que deba resolver.
El cuerpo principal del documento informativo
El cuerpo del documento informativo debe incluir una sección sobre "Consideraciones clave", que es donde puede anotar el contexto o los antecedentes del problema, y cualquier información relevante que el lector deba conocer.
Cosas a considerar: el autor no es, y nunca ha sido, un empleado de esta empresa. Actuó solo, sin la ayuda de nadie en nuestras instalaciones. Si bien los empleados abrieron puertas seguras, lo hicieron bajo presión y de acuerdo con los procedimientos de seguridad. El departamento de policía de Saint Louis condecorará a tres empleados por su valentía para ayudar a someter al autor.
A continuación, describa el curso de acción sugerido en la sección "Próximos pasos". Aquí, puede incluir posibles resultados y escenarios basados en las soluciones disponibles.
Ayuda para dar una respuesta
Algunos documentos informativos también incluyen "Notas orales". Aquí es donde puede incluir puntos específicos que el lector debería abordar si está dando un discurso o celebrando una reunión relacionada con el tema en cuestión. En lugar de escribir un discurso que deberían leer, es mejor incluir viñetas cortas con los temas que deben mencionar. Esto les ayudará a explicar el asunto en sus propias palabras.
Al final de su documento informativo, incluya su información de contacto para que el lector pueda comunicarse con usted fácilmente si tiene alguna pregunta.
