Durante una auditoría, la administración de negocios puede sentir que tiene poco poder sobre el proceso o el resultado de la auditoría. Pero una vez que una auditoría ha sido completada por el departamento de auditoría interna, los auditores corporativos o los auditores externos, la administración comercial asume el control y es responsable de redactar una respuesta al informe. Las respuestas de auditoría deben ser específicas, oportunas y tener el presupuesto necesario disponible.
Escribir una respuesta de auditoría sólida es importante, ya que los auditores y la gerencia ejecutiva responsabilizarán a la administración comercial por la entrega de las mejoras de control que se comprometan.
Respondiendo a un informe de auditoría
Comprométase con soluciones específicas a la debilidad de control identificada por los auditores y no deje espacio para la interpretación de sus intenciones. Los auditores revisarán su respuesta de auditoría y determinarán si resolverá las debilidades de control que han identificado. Si su relación con los auditores lo permite, acérquelos a medida que va redactando cada respuesta y obtenga sus comentarios. Sea lo más claro posible en su respuesta, ya que los auditores volverán para verificar que ha tomado las medidas a las que se comprometió.
Establezca fechas realistas para implementar sus mejoras de control, según lo recomendado por la Contraloría del Estado de Nueva York, y sea generoso sin ser excesivo. Las debilidades de control, en particular las relacionadas con los sistemas de tecnología de la información, pueden tardar más en resolverse que lo planeado originalmente. La mayoría de los departamentos de auditoría y gerentes de negocios ejecutivos esperarán que usted entregue mejoras al cronograma que ha establecido. Se pueden permitir modificaciones en el plazo, pero se rechazarán a menos que se haya producido un cambio drástico en su negocio para requerir el cambio.
Confirme que tiene el presupuesto establecido o lo tendrá en su lugar para realizar los cambios de control con los que se compromete en su respuesta de auditoría. Identifique todos los costos, incluidas las actualizaciones de equipos y sistemas, las reescrituras manuales de procedimientos y el personal adicional que será necesario para resolver la debilidad del control. Aumente las necesidades de su presupuesto a su gerente y asegúrese de que los fondos se reasignen de otras áreas o se liberen nuevos fondos para permitir la entrega de las mejoras dentro de sus plazos. En general, la gerencia ejecutiva comprenderá la necesidad de mejoras de control recomendadas por los auditores y encontrará fondos para los cambios. Si se compromete a controlar las mejoras en su respuesta de auditoría y no puede entregarlas debido a un déficit presupuestario, los auditores no aceptarán esto como una excusa.
Designe un individuo o individuos que serán responsables de implementar los cambios de control. Múltiples individuos pueden ser responsables si el cambio involucra más de un departamento, como operaciones, tecnología y recursos humanos. Asegúrese de que los individuos nombrados tengan la autoridad para hacer que los cambios ocurran.
Consejos
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No importa cuán frustrado esté con el proceso de auditoría o su resultado, intente mantener sus interacciones con los auditores y sus respuestas de tipo empresarial. Su comportamiento profesional pagará dividendos cuando interactúe con los auditores en el futuro.
