Una orden de compra es un contrato por única vez entre un comprador y un vendedor. Está escrito por el comprador y es una autorización legal para que el vendedor envíe el producto y facture al comprador. Se diferencia de un contrato en que una orden de compra es típicamente solo para productos, mientras que un contrato generalmente también incluye mano de obra. Estos documentos son utilizados por empresas de todo tipo, especialmente empresas de construcción y tecnológicas.
Comience con el membrete de su empresa. Si no tiene uno, simplemente agregue el nombre y el logotipo de su empresa a un documento en blanco. Incluya información básica como la dirección de la empresa y los números de teléfono y fax. Escriba también el nombre y la información de contacto del vendedor en el formulario.
Especifique qué artículo está comprando. Proporcione tantos detalles como sea posible, incluyendo tamaño, color, número de modelo y cantidad, si corresponde. Esto ayuda a evitar errores de comunicación y garantiza que obtendrá el producto correcto.
Indique el precio unitario acordado, así como el precio total de todo el pedido. Indique explícitamente si se incluyen el impuesto a las ventas u otras tarifas aplicables.
Incluir condiciones de pago. La orden de compra debe indicar si el pago se realiza a una cuenta de crédito, en efectivo o por otro método. Debe indicar cuánto tiempo tiene que pagar el comprador por los bienes recibidos y qué intereses se aplicarán a los pagos atrasados.
Indique la fecha de la orden de compra y la fecha en que se espera que el material se envíe. Incluya los métodos de envío, si corresponde.
Haga que una persona autorizada de su empresa firme el pedido de compra antes de enviarlo. El pedido no es válido hasta que sea firmado por el comprador y el vendedor.
