Los asientos de ajuste a menudo son necesarios al final de un período contable para hacer ajustes a los saldos en las cuentas del libro mayor de la compañía. Estas entradas, denominadas AJE (entradas de diario de ajuste), se registran primero en el diario de ajuste y actualizan las cuentas, como depreciación, amortización, inventario, pasivos, saldos de préstamos y acumulaciones, de modo que los estados financieros reflejen con precisión la condición financiera de la empresa. Los AJE también se pueden usar para corregir errores en la publicación de transacciones originales. Cada AJE implica al menos una entrada de débito y al menos una entrada de crédito, junto con una explicación por escrito del propósito de la AJE.
Registrar gastos de depreciación y gastos de amortización para el período. Los cronogramas de depreciación rastrean la porción utilizada de las vidas útiles de los activos fijos, como propiedades, planta y equipo. Los programas de amortización hacen un seguimiento de la parte utilizada de la vida útil de los activos intangibles, como los costos iniciales, las patentes, los puntos de préstamo y los derechos de autor. Realice estos AJE mediante la contabilización de un débito en las cuentas de gastos de depreciación o amortización y un crédito en la cuenta de depreciación acumulada o la cuenta de amortización acumulada. Escriba una explicación debajo de cada una de estas transacciones en el diario de ajustes, por ejemplo, "Para registrar el gasto de depreciación (o amortización) para el año que finaliza 12/31 / 20XX".
Ajuste las cuentas de inventario acreditando la cantidad utilizada en la producción durante el período a la cuenta de inventario y cargando una cantidad igual al costo de la cuenta de bienes vendidos. Escriba una explicación debajo de la entrada en el diario de ajustes, por ejemplo, "Para registrar el inventario utilizado para el año que termina 12/31 / 20XX". Puede haber muchas cuentas de inventario si cada elemento se rastrea por separado, y esto requiere una entrada en cada una de las cuentas de inventario. Solo asegúrese de que el total de créditos a estas cuentas sea igual al total de los débitos al costo de los bienes vendidos.
Actualice los saldos de los préstamos haciendo cuentas AJE para las cuentas por pagar y por pagar de los préstamos a corto y largo plazo. Los saldos de préstamos a corto plazo son los montos por pagar o por cobrar dentro de un año. Los saldos a largo plazo son aquellos montos por pagar o por cobrar durante períodos superiores a un año. Estos saldos generalmente se ajustan al final del año, por lo que los montos adeudados durante el año siguiente se separan del resto de los préstamos. Debitar los montos de préstamos a largo plazo por montos iguales a los pagos del próximo año fiscal, y acreditar estos montos a cuentas de préstamos a corto plazo. Escriba una explicación como "Para ajustar los saldos de los préstamos a corto / largo plazo (a pagar o por cobrar) para el año que termina el 12/31 / 20XX".
Los montos devengados adeudados y por cobrar al final de un período que se pagará o recibirá durante el siguiente período registrándolos con asientos de diario de ajuste. Por ejemplo, si los empleados han ganado salarios durante un período, pero no se les pagará hasta el período posterior, registre los pasivos de nómina al acreditar los salarios a pagar y debitar los gastos salariales. Las ventas realizadas durante el período actual que los clientes pagarán durante el siguiente período requieren un débito a las cuentas por cobrar y un crédito a las ventas. Los gastos incurridos durante el período actual que la compañía pagará durante el siguiente período requieren un crédito por los gastos acumulados y un débito a una cuenta de gastos apropiada. Escriba una explicación como "Para acumular los salarios ganados al 12/31 / 20XX, pagaderos en 1/31 / 20XX".
Corrija los errores en la publicación con AJE para proporcionar transparencia en la contabilidad para el período. Es posible con algunos programas de contabilidad simplemente regresar a la entrada original y corregir el error allí, pero el uso de AJE para estas correcciones reconoce que se cometió, reconoció y corrigió un error honesto. Cambiar las entradas originales después de que se realicen puede generar la sospecha de que alguien está tratando de encubrir errores o incluso actividades ilegales.
Consejos
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Realice ajustes de asientos de diario al final de cualquier período. Se prepararán estados financieros. Estos pueden ser estados financieros mensuales o trimestrales (estados financieros interinos) o estados financieros anuales. Las explicaciones para los estados financieros intermedios incluyen el período para el cual se realizan los ajustes, como "… Para el mes que termina el 31 de enero de 20XX" o "… para el trimestre que finaliza el 31 de marzo de 20XX". La explicación debe ser lo suficientemente clara para que no tenga problemas en recordar por qué se hicieron las entradas cuando las examinó más adelante.
Advertencia
Como estas entradas de ajuste se realizan en el diario de ajustes, recuerde también publicarlas en las cuentas del libro mayor correspondientes. La mayoría del software de contabilidad, como QuickBooks, realiza estas contabilizaciones en el libro mayor automáticamente cuando las ingresa en el diario de ajustes.
