El IRS mantiene registros electrónicos de diversos artículos que envía en nombre de su empresa. Puede ponerse en contacto con el IRS para solicitar transcripciones que contengan información sobre las declaraciones que se hayan presentado, los pagos de impuestos que haya realizado y, si ha acumulado una obligación tributaria comercial, y un desglose de las multas e intereses aplicados a su cuenta. Como propietario de un negocio, puede solicitar estos registros directamente o dar autorización a un empleado para que lo haga por usted. De manera similar, un profesional de impuestos contratado para manejar su cuenta de impuestos de negocios también puede ordenar los registros con un formulario válido de Poder Legal del IRS.
Solicitudes de empleados autorizados
Complete el Formulario 8821 del IRS, Autorización de información del contribuyente (ver Recursos). En la primera sección, complete las casillas con la información de su negocio y el Número de identificación del empleador. En la segunda sección, indique el nombre y la dirección comercial de la persona que autoriza para ordenar sus registros. En la sección del número de CAF, escriba "NINGUNO", y el IRS emitirá un número de CAF a su empleado por correo. Incluya un número de fax si desea recibir registros por fax.
Complete los cuadros en la tercera sección del Formulario 8821 para indicar el tipo de información que desea que su empleado discuta con el IRS. Sea específico en la sección “Asuntos de impuestos”. Si desea que su empleado reciba información que no sea transcripciones, como una devolución faltante o un saldo pendiente, indique los artículos a los que autoriza el acceso en esta sección. Marque la casilla en la Línea 5a para recibir las transcripciones. El IRS no los enviará a su empleado autorizado a menos que la casilla esté marcada.
Firme e imprima su nombre en la Sección 7 del Formulario 8821. Debe incluir el título de su compañía o el formulario no se procesará. Si usted es dueño de una corporación, indique su título de oficial corporativo; si usted es dueño de una LLC, escriba "Miembro"; y si es un propietario único, escriba "Propietario". También debe proporcionar la fecha de la firma.
Llame a la línea de prioridad de practicantes del IRS al 866-860-4259. Esta es una línea especial reservada para ordenar transcripciones y discutir el estado limitado de la cuenta. Presione la opción “2” para hablar con la división de cuentas comerciales. Un agente le pedirá a su empleado que envíe por fax el Formulario 8821 mientras está en la línea, y él le proporcionará el número al que enviar el fax. Cuando el agente reciba el formulario, volverá al teléfono para hablar sobre su cuenta.
Ordena los discos que desees. Una "Transcripción de la cuenta" proporcionará la mayoría de la información que busca, incluida la fecha en que se recibió una declaración, la fecha en que se depositaron los depósitos de impuestos y otra información, como las evaluaciones de multas y las declaraciones de gravámenes. Dígale al representante los períodos y formularios exactos que desea discutir. Por ejemplo, si desea registros para un artículo de devolución trimestral, debe informarle al agente los trimestres en los que necesita los registros. Solicite que las transcripciones se envíen por el método de entrega deseado, por fax o por correo.
Solicitud de registro del propietario
Prepare el Formulario 4506-T del IRS (ver Recursos) para solicitar registros por su propia cuenta. Este es un formulario por correo y los registros solicitados mediante este método se le enviarán por correo.
Indique el nombre y el Número de identificación del empleador que el IRS tiene archivado para su negocio en la Sección 1. En la Sección 6, indique el formulario de impuestos de su solicitud.Solo puede solicitar un formulario utilizando el Formulario 4506-T. Si necesita registros de varios formularios de declaración de impuestos, deberá completar un Formulario 4506-T separado para cada uno. Los ejemplos de formularios de impuestos comerciales comunes del IRS incluyen el Formulario 941, el Formulario 940, el Formulario 1120, el Formulario 1120-S y el Formulario 1065.
Marque la casilla de la transcripción del registro que está solicitando. En general, una "Transcripción de la cuenta" incluye toda la información que necesita. Marque la casilla en la Línea 6b para recibir esta transcripción. Si le preocupa la pérdida de devoluciones, marque la casilla en la Línea 7 para recibir la información de devolución pendiente.
Indique los años o períodos para los que se solicita. Si está solicitando registros para una declaración que se presenta trimestralmente, debe indicar cada trimestre individualmente. Utilice un formato de mes, fecha y año.
Use la información de contacto provista en las instrucciones del Formulario 4506-T para enviar por correo o por fax su solicitud. Debe enviar su formulario a la unidad asociada con su estado de negocios. Sus registros se le enviarán por correo una vez que el IRS procese su solicitud. En general, permita varias semanas para recibir su pedido.
