Kaizen es una filosofía empresarial japonesa que gira en torno al concepto de mejora continua, el progreso supervisado de una organización con respecto a un objetivo preestablecido. Si bien algunos practicantes de kaizen como Masaaki Imai han presentado formas específicas en que se ha aplicado esta filosofía, no hay un método paso a paso que explique cómo llevar a cabo una reunión de kaizen. Más bien, el énfasis del método kaizen está puesto en restablecer el valor de los principios compartidos: trabajo en equipo, comunicación, flexibilidad, adaptabilidad, esfuerzo y calidad. Es a través del proceso de esta afirmación colectiva que se puede lograr la producción ajustada.
Determinar el propósito de la reunión. En Kaizen, las reuniones son para la planificación del proyecto, que incluye el establecimiento de objetivos y la división de tareas, o la revisión del proyecto, durante la cual los miembros del equipo informan sobre el éxito y las dificultades al equipo.
Invita a todo el equipo a la reunión. No omita la participación de personal de la periferia; su inclusión ayuda a mantener a todos sus colegas al tanto.
Invite a los gerentes de proyectos de proyectos relacionados a asistir a su reunión para fomentar un sentido de integración horizontal y de comunidad dentro de la empresa.
Bienvenidos participantes a la reunión. Proporcione etiquetas de nombre y asignaciones de asiento según sea necesario. Asegúrese de reservar un lugar que maximice la interacción cara a cara. Para un grupo pequeño, lo mejor es una mesa redonda u ovalada.
Publicar los objetivos de la reunión en un lugar destacado. Lea las metas al grupo y responda las preguntas breves necesarias para aclararlas.
Pregunte por el grupo acerca de la meta. Por ejemplo, ¿se alcanzó o se superó un objetivo semanal? Proporcionar múltiples medios para que los participantes den su opinión; Las ideas se pueden compartir a través de una demostración de manos, comentarios orales, declaraciones escritas o una tabla de lluvia de ideas comunitaria.
Recoge la entrada y reformúlala en el grupo. No omita los comentarios negativos ni haga demasiado hincapié en lo positivo. Los comentarios negativos pueden ser reveladores y llamar la atención sobre las áreas que requieren mejoras.
Establecer o reafirmar metas a corto plazo. Anote las tareas y sub-objetivos en las tarjetas de notas. Proporcione a cada participante una tarjeta de notas que informe a cada uno de sus objetivos y obligaciones personales.
Responda a cualquier inquietud o pregunta persistente.
Consejos
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Guíe la discusión de la reunión para que se aborden todas las inquietudes, incluso si su perspectiva como líder del proyecto hace que sea difícil ver la validez de estas inquietudes.
Hay cuatro fases principales en un proceso de kaizen: percepción, desarrollo de ideas, toma de decisiones e implementación. Las reuniones pueden ocurrir en y entre cualquiera de estas frases y pueden adaptarse a cualquiera de estos procesos. Por ejemplo, una reunión al comienzo de un proyecto podría centrarse en revisar los problemas existentes y observar los efectos de la cultura corporativa.
