La estructura de una organización de adquisiciones abarca desde una sola persona responsable de las compras hasta un gran departamento centralizado u organización descentralizada con profesionales de adquisiciones que trabajan en ubicaciones o unidades de negocios separadas. Obtener la estructura correcta es esencial, ya que las adquisiciones generalmente representan la mitad de los gastos de una organización, de acuerdo con Referencia para negocios. También juega un papel importante en la estrategia competitiva de una empresa.
Responsabilidad de compra individual
En una empresa nueva o en una pequeña empresa, una persona, como el director de finanzas, puede asumir la responsabilidad de las adquisiciones. Alternativamente, los miembros individuales del equipo de administración, como el gerente de producción, el gerente de la oficina o el gerente de mercadeo, pueden comprar productos o servicios para cumplir con los requisitos de sus propios departamentos. En este escenario, la empresa no tendría un procedimiento de compra coherente y no tendría ningún poder de compra para negociar mejores ofertas de un grupo fragmentado de proveedores.
Departamento de compras
A medida que crece, la empresa puede nombrar un gerente de adquisiciones con calificaciones profesionales. La compañía también puede contratar a uno o más asistentes de compras si la escala de adquisiciones aumenta. El gerente o equipo asume la responsabilidad de comprar suministros para todos los departamentos, analizar sus requisitos, identificar proveedores y procesar pedidos. Al coordinar las adquisiciones, la empresa puede realizar pedidos más grandes con proveedores preferidos. Puede ser capaz de negociar tarifas más bajas e imponer estándares de calidad consistentes a los proveedores.
Estructura de compras centralizada
Las empresas con varias ubicaciones, divisiones operativas o unidades de negocios pueden elegir entre operar estructuras centralizadas o descentralizadas. En el modelo centralizado, un solo departamento de adquisiciones asume la responsabilidad de las compras en nombre de la empresa. El departamento, que puede estar compuesto por un director de compras, gerentes y asistentes, impone políticas y procedimientos estándar en toda la organización con el objetivo de reducir costos, aumentar la eficiencia de compra y lograr una calidad constante. Para mejorar el servicio a diferentes ubicaciones, el departamento puede designar especialistas responsables de la compra de categorías específicas de suministro.
Estructura de contratación descentralizada
En el modelo descentralizado, la empresa delega la autoridad de compra a ubicaciones y divisiones. Los gerentes y asistentes de adquisiciones compran suministros para las necesidades locales, aunque pueden recibir apoyo de una pequeña unidad central. Si bien una estructura descentralizada otorga autonomía y reduce los cuellos de botella, puede generar ineficiencia en las compras, estándares inconsistentes y mayores costos generales de adquisición.
Modelo de abastecimiento estratégico
Las empresas que necesitan suministros esenciales, como componentes de ingeniería críticos o que desean armonizar la calidad en una gama de proveedores, han pasado de las prácticas de adquisición tradicionales a relaciones a largo plazo con socios de suministro estratégicos. Los miembros del equipo de adquisiciones responsables del abastecimiento estratégico se centran en suministros críticos, dejando la compra de suministros de productos básicos a otros miembros del equipo. El equipo de abastecimiento estratégico coloca contratos de suministro a largo plazo y colabora con los socios de suministro para reducir los costos, armonizar la calidad y los niveles de producción, y emprender proyectos conjuntos de desarrollo de productos.
