Las cuentas por pagar, o AP, se clasifican como pasivos corrientes y se informan en el balance general. Para cerrar los libros al final del mes y al final del año, las Cuentas por pagar deben estar en conciliación. Esta puede ser una cuenta muy grande o una pequeña si usted es una pequeña empresa.
Si su empresa utiliza el método de contabilidad de acumulación, registra los gastos a medida que ocurren, no cuando se pagan realmente. Si este es el caso, la cuenta AP se utiliza ampliamente. En general, las compañías utilizan un saldo del libro mayor (suma total) y un saldo subsidiario (detalles de las cuentas) para registrar las cuentas por pagar.
Obtenga el saldo del libro mayor o la suma de las cuentas por pagar y el saldo del libro mayor o los detalles de AP. Estos dos registros deben tener la misma cantidad para conciliar la cuenta.
Use un programa de hoja de cálculo para configurar la conciliación de cuentas por pagar. Use la columna A para ingresar el saldo de las cuentas por pagar según el libro mayor. Use la columna B para ingresar el saldo detallado de las cuentas por pagar. Si estos dos coinciden, la cuenta se reconcilia. Si hay una diferencia de reconciliación, hay más trabajo que hacer antes de cerrar la cuenta.
Revise los elementos en el detalle de las cuentas o subsidiarias que no se encuentran en el libro mayor. Además, tenga en cuenta los elementos en el libro mayor que se omiten en el detalle de las cuentas. Agregue y reste estos elementos según corresponda de cada registro.
Busque posibles errores de grabación para ayudarlo a conciliar sus cuentas por pagar.
Busque las entradas que se publicaron directamente en el libro mayor y no se registran en el libro auxiliar ni en los detalles. Agregue estas entradas al lado del sub libro mayor o la reconciliación.
Busque entradas en el sub libro mayor que no estén registradas en el libro mayor. Agregue los montos a la columna del libro mayor de la conciliación.
Revise las entradas en las cuentas por cobrar y en los detalles de las cuentas por pagar o en los sub libros de contabilidad. Asegúrese de que las entradas se registraron correctamente como débitos y créditos. Los errores comunes de registro incluyen créditos a cuentas por cobrar o débitos para registrar cuentas por pagar.
Examine las entradas de la cuenta de efectivo. Busque créditos y débitos en efectivo en lugar de cuentas por pagar.
Realice ajustes de entradas para cerrar los libros si la cuenta aún no se reconcilia. Si la diferencia excede el umbral de materialidad de su empresa, continúe revisando todas las entradas hasta que se reconcilien los libros.
Consejos
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Considere invertir en un software de conciliación automatizada para ayudarlo a cerrar sus libros de manera más eficiente. Estos programas lo ayudarán a localizar las discrepancias en sus libros mucho más rápidamente que utilizando una búsqueda manual.
