Una buena comunicación con los proveedores de su empresa es esencial para mantener una cadena de suministro que funcione sin problemas. Cuando su empresa se traslada, desea asegurarse de que todos sus proveedores estén notificados y tengan tiempo para actualizar la información de contacto y envío. Una carta de cambio de dirección no es difícil de preparar, pero necesita hacer un poco de planificación. Evita dejar esta tarea hasta el último minuto.
Compile una lista de correo completa de los proveedores de su empresa. Comience a hacer la lista al menos seis semanas antes de la fecha de entrada en vigencia de la reubicación de la empresa, para que pueda enviar por correo el cambio de las cartas de dirección con anticipación. Es posible que deba enviar más de una letra en algunos casos. Por ejemplo, un proveedor puede tener un departamento de pedidos y envío que está separado de sus oficinas de facturación. Tendrías que notificar a ambos.
Ponga la información de cambio de dirección solo en el cuerpo de la carta a los proveedores. Use el membrete de su compañía o ponga su dirección actual e información de contacto en el saludo o cierre de la carta siguiendo su formato habitual de carta comercial.
Dígales a los proveedores que su negocio se está reubicando en el primer párrafo de la carta y proporcione la fecha del cambio. La mudanza real puede demorar varios días, por lo que debe indicar la fecha exacta en la cual la correspondencia y los envíos deben enviarse a la nueva dirección. Explique por qué la empresa se está moviendo. Por ejemplo, decirle a los proveedores que la compañía se está expandiendo y necesita una instalación más grande les permite saber qué está sucediendo de una manera que crea una impresión favorable. Si habrá un período durante el cual se cierren las operaciones, indique las fechas en que se cerrará el negocio.
Coloque la nueva dirección del negocio en el segundo párrafo. Si la dirección de correo será diferente a la dirección de la calle, inclúyala también. Proporcione cualquier otra información de contacto que esté cambiando, como números de teléfono. Envíe por correo la carta de cambio de dirección al menos tres semanas antes de la mudanza para que los proveedores tengan tiempo de actualizar sus registros. Finalmente, proporcione un número de teléfono o dirección de correo electrónico para que los proveedores hagan preguntas si es necesario.
Consejos
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Haga un seguimiento de su carta con un correo electrónico solicitando la confirmación de que se recibió la carta de cambio de dirección y recordando a los proveedores la próxima reubicación. Es posible que desee publicar el cambio de dirección en su sitio web y en las páginas de las redes sociales también. Proporcione las direcciones web de estos sitios en la carta y en el correo electrónico.
