Una propuesta del departamento generalmente se usa para obtener recursos para un programa nuevo o ampliado, un nuevo servicio o una forma diferente de hacer negocios actuales que requerirán aprobación para gastar la asignación presupuestaria del departamento. Debe ser lo suficientemente breve como para respetar el tiempo del que toma las decisiones, pero lo suficientemente completo para obtener la aprobación. Una propuesta puede ser una respuesta a una Solicitud de propuesta (RFP) o puede no ser solicitada.
Preparación de la propuesta
Haz tu investigación. Lea detenidamente la RFP o la guía de propuestas del departamento. Sepa lo que están pidiendo (formato, longitud, número de secciones). Siga las instrucciones con precisión; no improvisar
Sepa a quién presenta la propuesta: el CEO, el consejo de administración o el gerente de un departamento. Tendrá que presentar la propuesta a su punto de vista. El CEO necesitará una visión más estratégica, mientras que el gerente requerirá más detalles de procedimiento. El consejo de administración constará de ambos, por lo que ambos objetivos deben estar bien documentados.
Lea el plan estratégico del departamento, o equivalente. Deberá mostrar cómo su propuesta cumple con un objetivo estratégico o un resultado clave. Lea cualquier otro documento departamental pertinente, particularmente aquellos que hacen referencia al área en la que está trabajando.
Desarrollo de propuestas
Comience con un historial del problema que resolverá o el servicio que prestará. Describa la necesidad o proporcione un análisis de necesidades. Muestre su comprensión de la estructura del departamento y dónde encajará esta propuesta.
Identifique los beneficios de su propuesta, cuantitativamente si es posible. Resalte las fortalezas y oportunidades cuantitativamente y muestre soluciones a las debilidades y amenazas. Describa las opciones y las posibles alternativas en términos de costos y beneficios relativos. Hacer un análisis de riesgo; Incluir consideraciones legales e identificar soluciones a los riesgos identificados. Indique su opción preferida y demuestre por qué.
Identifique los recursos humanos y materiales que se requerirán para la opción recomendada, en términos de número y costo. Asegúrese de que todas sus reclamaciones sean precisas y que tenga los recursos para proporcionar los resultados que está prometiendo.
Indique claramente el marco de tiempo del trabajo. Incluya una estructura básica de desglose del trabajo o un diagrama de Gantt, que son herramientas de gestión de proyectos. Si no estás familiarizado con ellos, busca un colega que lo esté. Asegúrese de incluir los nombres de los colegas que brindan ayuda significativa, ya sea verbalmente o en la propuesta.
Antes de enviar la propuesta, déjela a un lado por 24 horas. Léalo a fondo, e identifique cualquier debilidad; endurecer la gramática. Pídale a alguien de su confianza que revise y vuelva a escribir si es necesario.
Crear un resumen ejecutivo. En una página o menos, indique las partes importantes de la propuesta. Ponga esto como la primera página. La segunda página debe ser un índice o tabla de contenidos precisos.
Consejos
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Si va a presentar en persona, practique su presentación frente a un espejo, o preséntelo a un colega como un ensayo.
Nunca prometa lo que no puede entregar o hacer reclamos que son infundados o falsos.
