Para operar una empresa de manera responsable, debe estar preparado para cumplir con todos y cada uno de los requisitos, ya sea que estén definidos por la ley, un contacto comercial o su propio manual de procedimientos empresariales. Es posible que también tenga que preparar o solicitar una declaración formal de requisitos, SOR, en algún momento cuando realice negocios. Una declaración de requisitos tiene un significado muy importante en las transacciones de negocio a negocio, B2B.
RFPs
Una declaración de requisitos es comúnmente necesaria en transacciones B2B donde una compañía está lanzando un producto o servicio a otra. El SOR es necesario para que el posible vendedor - vendedor - pueda preparar una solicitud de propuesta bien pensada, RFP, para el comprador potencial. El proveedor debe comprender las necesidades, preferencias y objetivos de la otra empresa, así como cualquier condición que pueda afectar el éxito del acuerdo.
Ejemplos de requisitos
Los puntos o secciones enumerados en una declaración estándar de requisitos varían según el negocio. Por ejemplo, una compañía de software está intentando vender un sistema a una compañía. Los puntos comunes en la declaración pueden incluir una lista del hardware que la compañía está utilizando actualmente, las actividades comerciales regulares que requieren el software, su presupuesto, los niveles de experiencia de los empleados que usarán el software y una descripción general del entorno de trabajo.
Consideraciones
Un gerente de la compañía que prepara un SOR exhaustivo cuando busca RFP de varios proveedores aumenta sus posibilidades de obtener exactamente lo que necesita. Los proveedores suelen emplear a personas que se especializan en adaptar la declaración de requisitos de un cliente potencial a la solución ideal. En algunos casos, el proveedor podría decidir rechazar la solicitud de propuestas si determina que los requisitos están fuera del alcance o presupuesto de su empresa.
Significado alternativo
Otra definición para un SOR está relacionada con un proyecto en general. Al configurar un proyecto, a veces es necesario escribir un documento SOR para ayudar a guiar a los miembros del equipo. Por ejemplo, si un equipo necesita elaborar un plan de publicidad para una nueva promoción, ayuda a preparar un SOR que explique cada paso necesario para completar con éxito el objetivo del proyecto. Los componentes de un SOR debidamente preparado incluyen los nombres de los participantes, los objetivos, los plazos a largo y corto plazo, los entregables, los hitos y las estimaciones de costos para el proyecto.
