Aunque la comunicación escrita tiene varias ventajas obvias sobre la comunicación oral, como la falta de ambigüedad en el significado, la fácil replicación y la permanencia, la comunicación escrita no siempre es la mejor opción para la comunicación empresarial, académica o personal. Comprender las desventajas de la comunicación escrita lo posiciona para determinar el mejor modo de comunicación para cualquier situación.
Impersonalidad
La comunicación escrita es menos personal que la comunicación oral, por lo que es menos ideal para mensajes emocionales. Por ejemplo, la mayoría de las personas sienten que las noticias importantes, como ser despedido, obtener un ascenso, terminar una relación o proponer un matrimonio deben comunicarse en persona. La comunicación por escrito o correo electrónico también es menos efectiva que la comunicación en persona para establecer relaciones personales.
Posibilidad de falta de comunicación
La comunicación escrita no incluye matices de tono de voz o expresión facial, lo que hace más probable la falta de comunicación. El humor y el sarcasmo son especialmente difíciles de transmitir en la comunicación escrita y pueden interpretarse como insultos. Esto obliga a las personas a escribir en un tono más formal y serio, lo que contribuye a la naturaleza impersonal de la comunicación escrita.
Falta de retroalimentación instantánea
La comunicación oral generalmente genera retroalimentación verbal y no verbal instantánea, que a menudo informa los siguientes comentarios del hablante. La comunicación escrita carece de este elemento importante, e incluso con algunas formas de comunicación digital como mensajes de texto o mensajes instantáneos, las respuestas escritas carecen de la espontaneidad de la comunicación oral. La comunicación escrita no puede ajustarse de inmediato para satisfacer las necesidades de la audiencia, aclarar una pregunta o responder a una refutación. Además, si se produce una falta de comunicación, es posible que el escritor no lo descubra a tiempo para corregirlo.
Costo, Materiales y Almacenamiento.
La comunicación escrita a menudo toma más tiempo que la comunicación oral, por lo que puede ser más costosa para las empresas. Además, las copias impresas de la comunicación escrita requieren impresoras, tinta y papel, y también ocupan espacio de almacenamiento.En muchos casos, las comunicaciones electrónicas también deben almacenarse, aunque el costo de dicho almacenamiento en términos de espacio y costo es mucho menor que para el almacenamiento de copias impresas. Ya sea copia impresa o electrónica, el material almacenado puede perderse o destruirse involuntariamente.
Responsabilidad
La permanencia de la comunicación escrita puede crear un problema de responsabilidad. Por ejemplo, mientras que los comentarios hablados son fáciles de olvidar, los correos electrónicos, memorandos y otros documentos pueden usarse como evidencia en el tribunal, incluso años después de que fueron escritos. Además, la fácil replicación de la comunicación escrita lo hace más riesgoso; mientras que un chiste hablado fuera de color puede ofender a algunas personas, por ejemplo, un correo electrónico inapropiado puede reenviarse instantáneamente a miles de destinatarios.
