"Lo mejor es hacerlo por escrito" es una de las advertencias más habladas en el mundo de los negocios. La escritura hace que uno se sienta confiado en el trato como si estuvieran protegidos porque todo está claramente expresado. Al realizar negocios, ser capaz de explicarse en la página puede marcar una diferencia en las negociaciones y las comunicaciones, no solo con los colegas de negocios, sino también con los clientes actuales y potenciales.
¿Cuáles son los elementos básicos de la comunicación?
Los seres humanos se comunican de tres maneras: verbalmente, no verbalmente y por medio de palabras escritas. Hablar de manera efectiva y tener confianza en el lenguaje no verbal es muy útil para lograr un acuerdo durante un almuerzo o hacer una red de contactos entre una multitud, pero está escrito que encabeza la lista de habilidades laborales que buscan los empleadores.
No todos pueden trabajar en una sala, y no todos pueden dominar una página, pero si puedes dominar tanto la comunicación oral como la escritura efectiva, es un golpe de carrera de dos a uno que pocos realmente logran.
Ya sea que se comunique en persona, por video, por correo electrónico, por teléfono o a través de las redes sociales, es fundamental que se entienda el mensaje. Pero la comunicación es una calle de doble sentido. Poder expresarte es importante, pero escuchar es oro, especialmente en los negocios. Escuchar bien debe estar en la parte superior de las pautas para una comunicación oral efectiva. Escuchar realmente (o leer) lo que dicen sus colegas, empleadores y clientes, absorber eso y responder de una manera que responda a sus necesidades e inquietudes es la habilidad más grande que jamás dominará, y una que será igualmente gratificante en su vida privada.
¿Qué es la comunicación escrita?
La escritura se usa más hoy que en cualquier momento de la historia humana. Desde las actualizaciones de Facebook y correos electrónicos masivos hasta mensajes de texto e informes comerciales, las palabras están en todas partes. La comunicación escrita es cualquier cosa que use palabras e idioma en forma impresa o escrita en la pantalla, la pared o la pizarra para transmitir un mensaje.
La forma en que usas tus palabras puede, y debería, variar según la plataforma a través de la cual te expreses. En los negocios, significa ser un poco más formal. En las páginas de negocios de Facebook, significa ser un poco menos formal. En los correos electrónicos, significa ser claro pero conciso. El legendario escritor de comunicaciones Marshall McLuhan dijo una vez: "El medio es el mensaje", y hoy eso sigue siendo cierto, pero el medio define los mensajes.
Desmitificando la Comunicación Escrita
Todos los escritores profesionales suelen decir a otros que son "tan afortunados" que pueden escribir bien, porque la mayoría de las personas lamentan cómo se pierde algo entre el cerebro en la página.
Pero escribir es como cualquier habilidad o talento: cuanto más lo haces, mejor te pones. No lo hagas y fallarás cada vez. Cuando comience a escribir más, hágalo de forma más lenta y reflexiva, y pronto obtendrá más confianza y las palabras llegarán más rápido. Diario diario para un volcado de cerebro porque esto ayuda a tu mente a ser más clara, lo que a su vez ayuda a otros intentos de escritura.
Y siempre, siempre editar. La diferencia entre alguien que piensa que es apenas pasable para escribir y el escritor profesional no se trata solo de habilidad o práctica o de ese don intangible de talento, también se trata de la edición. La mayoría de los escritores profesionales no editan una o dos veces, editan varias veces. Cuando edites, imagina que no tienes idea de lo que has escrito y léelo como si alguien lo estuviera leyendo la primera vez. Léalo para escuchar la voz en tu cabeza, y si te topas con algo mientras lo lees, es probable que no hayas expresado ese pensamiento con claridad. Intente reescribir la oración, reordenándola o encontrando palabras más específicas. Y luego editar de nuevo.
¿Cuáles son los elementos de la escritura efectiva?
La elección de palabras, la sintaxis, la puntuación y el estilo son todos los elementos obvios de la escritura efectiva. Sin ellos, el resto no se ve como creíble.
Pero todo eso no importa si no hay una buena idea central u objetivo detrás de la escritura. ¿Para qué sirve la comunicación y qué se debe entender? O, en el lenguaje de hoy, ¿cuál es la comida para llevar?
Entonces, hay que organizarlo bien. La idea debe introducirse a grandes rasgos en el párrafo inicial y explicarse o explicarse en párrafos subsiguientes. Asuma que la persona que lo lee no está tan familiarizada con el tema y explique claramente pero sin ser condescendiente. Respalde la idea con evidencia o ejemplos o utilice citas que refuercen el mensaje que está transmitiendo.
Concluya refiriéndose a la idea que expresó en la apertura, pero evite usar clichés como "en conclusión".
Por ejemplo, supongamos que abre un correo electrónico del trabajo con algo como: “Últimamente, se ha producido una discusión sobre la idea de crear más documentación orientada al cliente para mejorar la comunicación y aumentar la confianza. Apoyo esta sugerencia porque … "Una gran conclusión se remite a esta apertura, como por ejemplo," En última instancia, una mayor correspondencia con el cliente puede parecer otra responsabilidad onerosa, pero creo que la recompensa provendría de recibir eventualmente menos consultas de parte del cliente. Azul y creando un mejor diálogo continuo y una mayor confianza. Espero poder discutir esto con más detalle ".
Escribir libros y aplicaciones útiles
Es desafortunado ser juzgado por cosas como la puntuación, ya que no es fácil para todos, pero la realidad es que las personas tienden a ser más respetadas y confiables cuando se expresan bien por escrito.
Si con frecuencia te sientes perdido por las palabras porque no estás seguro acerca de tu gramática, sintaxis o puntuación, estás lejos de estar solo.
Hoy en día, el software como Microsoft Word tiene edición básica para gramática y sintaxis, así que úselos para los primeros borradores. Pero hay nuevos jugadores en el bloque, como la aplicación Hemingway Editor, que también tiene un sitio de escritorio, donde puedes copiar y pegar tu escritura para ver las secciones resaltadas que indican dónde estás yendo mal con sugerencias para mejorarlo. Incluso los escritores profesionales utilizan esta aplicación.
Los profesionales de la escritura también adoran a varios libros, como "Elements of Style" de William Strunk y "On Writing _" de Stephen King.
Consejos básicos de escritura de negocios
- Para y piensa. Los escritores piensan antes de escribir, y hace toda la diferencia para ser claro. Tenga un plan antes de comenzar. No lo entierres. Mantenga su idea principal al frente y al centro. Comience allí, no lo pegue tres párrafos más abajo.
- Mantenlo barato y simple. Deje de usar palabras de $ 5: obtenga el valor de su dinero hablando de manera simple y clara. Diga "usar", no "utilizar". No use la jerga, no intente sonar inteligente, deje tus ideas se inteligente. El lenguaje cotidiano expresará tus ideas mucho mejor y te sentirás más cómodo mientras escribes, y se mostrará cuando otros lo lean.
- No desperdicies palabras Usa la menor cantidad de palabras posible y elimina frases de varias palabras. "Resultado final" debería ser simplemente "resultado", y hay muchos más ejemplos. (Microsoft Word es excelente para señalar estas frases que desperdician palabras)
- Reducir adjetivos y adverbios. Usa palabras específicas. Un "coche de cuatro puertas" es un sedán. Correr rápido es "correr". Utilice un diccionario de sinónimos para ampliar sus opciones.
- Escribe más y lee más para ser mejor. Leer más libros será útil para poner tu cabeza en un mejor espacio para escribir. Escribir diariamente, ya sea en una revista o en una larga publicación de Facebook para su empresa, lo ayudará a tener más confianza para expresarse.
- Siempre conoce a tu audiencia. Para quién estás escribiendo, puedes y debes cambiar lo que dices y cómo. Ten en cuenta quién te está leyendo.
- Nunca envíes tu primer borrador. Incluso los escritores profesionales se detienen para volver a leer y volver a trabajar sus correos electrónicos. El primer borrador nunca es perfecto.
- Editar, editar, editar, editar. La edición cambiará tu vida.
