Las computadoras son un hecho de la vida cotidiana. Es difícil pensar en un negocio que no usa una computadora. Las computadoras han facilitado las cosas para muchos en la profesión contable. Pero también hay áreas de preocupación que el usuario debe conocer.
Contabilidad antes de las computadoras
Antes del advenimiento de las computadoras, el trabajo contable se ingresaba manualmente en los libros de contabilidad. Se mantuvieron revistas separadas para las diferentes cuentas, incluidas cuentas por cobrar, cuentas por pagar, registros de inventario, etc. Fue un proceso costoso, laborioso y lento. Más tarde, las calculadoras se utilizaron para ayudar con la tabulación de números y facturas. Pero los métodos seguían siendo lentos y cargados de errores. Muchos errores fueron cometidos simplemente por mala caligrafía o cálculos erróneos.
Uso de las computadoras en la contabilidad
Hoy los negocios corren a una velocidad vertiginosa. Un clima de negocios global exige un procesamiento de datos aún más rápido. Tanto las grandes como las pequeñas empresas se benefician de los programas de software de contabilidad. Las hojas de cálculo computarizadas les permiten a los usuarios tener acceso instantáneo en tiempo real a la información del libro mayor general sobre cuentas por cobrar, cuentas por pagar, niveles de inventario, estado de orden de compra, ventas y costos laborales.
Ventajas de las computadoras
Dos ventajas que ofrecen las computadoras a las empresas son la velocidad y la flexibilidad. Las funciones de contabilidad son mucho más fáciles de completar y requieren menos trabajo cuando se realizan por computadora. Las funciones contables repetitivas de doble entrada son precisas y se realizan de forma rápida y sencilla. Si un gerente quiere probar una estrategia comercial específica, como expandir una línea de producción, puede ejecutar diferentes escenarios rápidamente usando un programa de computadora y analizar sus opciones.
Desventajas de las computadoras
Si bien el uso de computadoras ofrece velocidad y facilidad, existen algunas desventajas. Las computadoras son tan buenas como la información que se les da y pueden no discernir errores en la entrada o la lógica. Los usuarios pueden manipular fácilmente las computadoras para malversar de la empresa. Los contadores deben tomar medidas para proteger los datos de la empresa contra el uso indebido, el daño o la piratería.
