Las políticas y procedimientos son requisitos para la mayoría de las organizaciones. Muchos tienen que escribir este tipo de documentos porque tienen que cumplir con las regulaciones, como la Organización Internacional de Normalización (ISO). ISO es una familia de estándares que se enfoca en mejorar la garantía de calidad. Uno de los ejemplos más comunes de políticas y procedimientos que escriben las organizaciones es el Procedimiento operativo estándar (SOP).
Las políticas
Las políticas establecen las reglas que la compañía implementará en toda la organización o departamento. Por ejemplo, la empresa tiene una política sobre contraseñas. Puede indicar que los empleados deben cambiar las contraseñas cada 60 días. La política también puede establecer que el sistema notificará a los empleados 14 días antes de que sus contraseñas caduquen. Las políticas deben ser claras, concisas y consistentes. Las políticas también tendrán acrónimos en ellas. El escritor debe explicarlos la primera vez que se usen y luego utilizar las siglas en el resto de las políticas.
Procedimientos
Procedimientos de implementación de políticas. Los procedimientos proporcionan información detallada, como instrucciones paso a paso sobre cómo realizar tareas. Un ejemplo de un procedimiento sería cómo crear nuevas cuentas de red. El primer paso puede incluir que el gerente tenga que completar un formulario para su nuevo empleado. El formulario puede requerir que el gerente proporcione información, como el nombre completo de la nueva persona contratada, el cargo y el departamento donde trabajará la nueva persona contratada. El gerente luego envía el formulario al departamento de TI. El administrador de la red tendrá procedimientos que ella debe seguir. Esto puede incluir configurar un correo electrónico y una cuenta de red y crear una credencial de seguridad. Los procedimientos deben ser fáciles de seguir. Es importante tener en cuenta que los procedimientos cambian durante un período de tiempo. Por lo tanto, la empresa debe revisarlos al menos una vez al año. Debe designar a una persona para actualizar los procedimientos. Al igual que las políticas, los procedimientos deben ser coherentes, concisos y precisos.
COMPENSACIÓN
SOP significa Procedimiento de Operación Estándar. Este tipo de documento describe lo que hacen la organización y sus departamentos. Además, explica las funciones y responsabilidades de los empleados. Luego, el SOP generalmente incluirá políticas y procedimientos para cada departamento. Por ejemplo, la política cubrirá las reglas para la compra de hardware. Luego, el procedimiento proporcionará instrucciones paso a paso sobre cómo comprar hardware. Aunque el SOP consiste principalmente en texto, uno bueno debe incluir cuadros organizativos, diagramas, diagramas de flujo y flujo de trabajo.
