Las empresas y las organizaciones dependen de que las líneas de comunicación permanezcan abiertas y confiables entre las diferentes partes y divisiones. Sin la capacidad de comunicarse de manera efectiva, las funciones de la compañía comienzan a desmoronarse rápidamente. Sin embargo, todos los que se comunican a su manera al mismo tiempo también conducen al caos. Aquí es donde entran en juego los protocolos de trabajo.
Protocolos Definidos
En pocas palabras, los protocolos son reglas internas que los miembros de una organización deben seguir y usar. Al asegurarse de que las actividades dirigidas se manejen de acuerdo con los protocolos, la organización garantiza la coherencia y la conformidad en todos los niveles. El inconveniente, sin embargo, es que demasiados protocolos conducen a redundancia, burocracia y, lo que es peor, a retrasos innecesarios. Esto funciona contra una organización que trata de ser ágil y flexible. Lograr un equilibrio entre la conformidad y la capacidad de respuesta.
Comunicación electrónica
Para agregar al desafío de administrar cómo se comunican las personas en la misma organización, los métodos electrónicos e informáticos han complicado el problema. La velocidad de la comunicación electrónica a menudo resulta en que los problemas ocurren más rápido y se extienden más cuando se cometen errores. Los teléfonos inteligentes, el correo electrónico, la mensajería instantánea y los archivos de computadora solo se agregan a una serie de comunicaciones.
Comunicación escrita
Los mensajes escritos, el más tradicional de los métodos de comunicación empresarial, son fácilmente estandarizados por las organizaciones para que puedan ser enrutados correctamente y priorizados correctamente. Esto se hace eligiendo diferentes métodos para diferentes niveles de importancia. Los correos electrónicos, las notas y los mensajes básicos se pueden utilizar para la comunicación diaria. Los memorandos y las cartas con membrete de la empresa presentan problemas comunicados de una manera más formal. Reserve documentos e informes sobre temas de política e importantes esfuerzos de toma de decisiones.
Mensajería electrónica
El problema con los correos electrónicos, la mensajería instantánea e Internet es que las organizaciones con frecuencia pierden el control del mensaje y de su audiencia muy rápidamente. Las organizaciones reciben un buen servicio capacitando regularmente al personal sobre los riesgos y peligros de la comunicación electrónica, reservando estas herramientas para la comunicación diaria y regular y capacitando al personal sobre cómo purgar regularmente las comunicaciones antiguas y mantener solo información importante. Muy a menudo, las personas usan estas herramientas para mensajes tontas o personales. Los resultados pueden ser vergonzosos o graves si estos archivos se resucitan posteriormente en juicios o asuntos legales.
Reglas de escritura
Como parte de los protocolos, las organizaciones también se benefician al asegurarse de que cualquier comunicación siga las reglas de uso claro. Esto significa asegurarse de que el personal entienda cómo comunicarse adecuadamente por escrito. Acrónimos rápidos y técnicos, como LOL, WTB, WU, LTR, etc., no pertenecen a escritos profesionales. El personal debe entender que necesita comunicarse en un lenguaje adecuado que le dé una gran importancia a la ortografía y la gramática.
Comunicaciones verbales
Los protocolos para la comunicación verbal se pueden implementar de manera similar a los documentos escritos. Debería haber niveles para reuniones verbales, que incluyen discusiones informales, reuniones formales, reuniones jerárquicas e interacciones entre la formulación de políticas y la toma de decisiones. Cada uno de estos eventos de contacto debe tener una expectativa clara de cómo comunicarse, durante cuánto tiempo y cómo procesar las reacciones y decisiones. Si no se hace esto en un negocio, con frecuencia resulta en una interacción ad hoc que, aunque es cómoda en grupos pequeños, comienza a causar problemas a medida que las organizaciones crecen.
