Junto con el reclutamiento y la retención, la capacitación es uno de los tres aspectos clave de la gestión eficaz de los empleados. Sin embargo, antes de sentarse a ver qué implica el programa de capacitación de sus empleados, es útil realizar un análisis FODA de los empleados y observar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la empresa.
Primero, reúna a su equipo para crear el análisis FODA. Este puede ser un equipo multifuncional de gerentes de diferentes áreas de la compañía, todos los cuales tienen algún interés en desarrollar un excelente programa de capacitación para empleados. El equipo puede incluir empleados que han pasado por la capacitación, miembros exitosos del equipo que saben dónde se encuentran las oportunidades o los expertos en capacitación de la compañía. O el equipo SWOT puede ser un grupo más pequeño, tal vez incluso una sola persona, que esté íntimamente familiarizada con los empleados y las necesidades de capacitación de la empresa. Un equipo más grande generalmente es mejor (sin volverse demasiado grande), ya que se traerán más ideas a la mesa.
Antes de comenzar, es importante que cada miembro del equipo entienda lo que está haciendo y por qué lo hace. Todos los miembros del equipo deben estar familiarizados no solo con el proceso FODA, sino también con el resultado específico deseado del proceso y la iniciativa general de capacitación de los empleados. Dar a todos los antecedentes, y comenzar.
La mayoría de los grupos FODA encuentran más fácil comenzar con fortalezas. Estas son las fortalezas de su actual base de empleados, las cosas que, aunque siempre podrían mejorar, en la actualidad sus empleados lo hacen muy bien. Si todos sus empleados son sociables y amistosos, esa es una fortaleza. Si constantemente envían los informes requeridos a tiempo, eso es una fortaleza. Las fortalezas son elementos que probablemente no necesitan recibir una alta prioridad para la capacitación en su nuevo programa de desarrollo de empleados, más allá de lo que ya se está haciendo para capacitar esas habilidades. Haga una lista exhaustiva de las fortalezas de sus empleados y asegúrese de que todos los miembros del equipo estén de acuerdo en que éstas son realmente fortalezas.
Después de las fortalezas, el lugar lógico para moverse es las debilidades. Estas son las áreas que más necesitan mejorar sus empleados, probablemente las áreas que hicieron que su empresa decidiera examinar el proceso de capacitación y desarrollo de los empleados en primer lugar. Si un equipo de servicio al cliente no puede convencer a los clientes de cancelar para que permanezcan en su negocio, eso es una debilidad. Si un gerente de operaciones no puede leer un informe de pérdidas y ganancias, eso es una debilidad. Las debilidades son elementos que su equipo eventualmente querrá colocar como altas prioridades en el proceso de capacitación de los empleados. Nuevamente, cree una lista completa de las debilidades de los empleados y sea franco.
En los análisis FODA, donde las fortalezas y debilidades son generalmente internas, las oportunidades y amenazas se encuentran al mirar fuera del grupo. Aunque las fortalezas y debilidades son lo que ha visto en el pasado y lo que está viendo ahora, las oportunidades y las amenazas son lo que está comenzando a ver ahora, pero verá más en el futuro. Una oportunidad para un equipo de ventas, por ejemplo, podría ser un nuevo producto, característica o precio que vendrán los representantes (lo que, en este caso, obviamente brindaría una oportunidad de capacitación para los empleados). Una oportunidad para una división de contabilidad podría ser un nuevo software de impuestos o una nueva disponibilidad de archivo en línea, lo que nuevamente crearía una oportunidad de capacitación.
Finalmente, se debe considerar un examen realista y completo de las amenazas externas para terminar el FODA. Las amenazas son aquellos programas, cualidades o eventos que se acercan a sus empleados y que podrían obstaculizar la efectividad o la eficiencia del negocio. Ese nuevo software de impuestos que fue una oportunidad para una contabilidad más eficiente también podría ser una amenaza, por ejemplo; después de todo, si los contadores no entienden adecuadamente cómo usarlo, podría ralentizarlos. Un competidor que ofrece un nuevo punto de precio más bajo puede crear una amenaza para los empleados de ventas, ya que podrían perder ventas si no están adecuadamente capacitados para vender a ese precio más bajo.
Una vez que tenga el SWOT completamente ensamblado y su equipo esté de acuerdo, comienza la parte más difícil: realmente tiene que usar el documento para realinear y reconstruir su programa de capacitación. El FODA se ve muy bien en el papel, pero no vale la pena si no se usa correctamente para alinear la capacitación de los empleados con las necesidades más apremiantes de la compañía. Las fortalezas son áreas a ser reforzadas pero no entrenadas como una prioridad, mientras que las debilidades pueden usarse para generar sus temas de capacitación más importantes. Si bien las fortalezas y debilidades muestran qué capacitación hacen y qué no necesitan sus empleados ahora, las oportunidades y amenazas deberían indicar qué capacitación debe implementarse para mantener su negocio en un rol proactivo, en lugar de reactivo.
Advertencia
Es muy fácil, especialmente en la configuración de grupo, enfatizar las fortalezas y subestimar las debilidades. La importancia de una discusión franca, de una evaluación realista de los rasgos y actitudes de los empleados, no se puede enfatizar lo suficiente.
