Si pagó salarios a los empleados y retuvo impuestos, debe presentar los formularios W-2 ante la Administración del Seguro Social. Si tiene hasta 50 empleados, puede presentar su declaración electrónicamente a través del sistema de Servicios en línea de la SSA. El servicio es seguro y le proporciona una prueba instantánea de su solicitud. Tienes hasta el 31 de marzo para presentar electrónicamente; Los presentadores de papel tienen hasta el último día de febrero. También puede imprimir W-2 y distribuirlos a sus empleados.
Registro de servicios de negocios en línea
Para acceder a BSO, primero debe registrarse. Vaya al sitio web de la Administración de la Seguridad Social, Servicios de Negocios en Línea y seleccione el botón "Registrarse". Deberá proporcionar información específica, como su nombre, fecha de nacimiento, número de Seguro Social, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Una vez que se haya confirmado su registro, tendrá su ID de usuario y contraseña.
Formularios W-2 / W-3 en línea
Para crear los formularios W-2, deberá acceder a los Formularios W-2 / W-3 de BSO en línea. También debe realizar algunos pasos preliminares, como elegir un año fiscal, ingresar el número de identificación de su empleador y asegurarse de que no se apliquen excepciones ni restricciones. Por ejemplo, no puede usar los Formularios W-2 / W-3 en línea si presenta un año tributario antes de 2011 o si está corrigiendo un W-2 presentado anteriormente. Para redactar los formularios W-2, siga las instrucciones que se encuentran en la página del informe de salarios de la BSO. Complete cada W-2 como lo haría para la versión en papel. Registre los salarios de los empleados, los impuestos retenidos y los beneficios aplicables en las casillas correspondientes.
Impresión W-2
Los formularios W-2 / W-3 en línea le permiten crear, guardar, imprimir o enviar formularios W-2. Puede imprimir y revisar los formularios W-2 antes de enviarlos. Si ya envió sus W-2, tiene hasta 30 días después de la fecha de envío para descargar sus W-2, que están disponibles en formato PDF. Si ha completado W-2 sin completar, el sistema le informará que los formularios están incompletos. BSO envía sus W-2 solo a la SSA. No los envía a las agencias de ingresos estatales y locales correspondientes. Debes reenviarlos tú mismo.
Formularios W-2c / W-3c en línea
Para corregir un W-2 enviado, presente un formulario W-2c utilizando los Formularios W-2c / W-3c en línea. Este sistema le permite archivar e imprimir un W-2 corregido independientemente del formato de envío original. Puede corregir los formularios W-2 presentados solo por los salarios ganados en los tres años anteriores, tres meses y 15 días. Puede completar e imprimir hasta 25 W-2cs.
Servicios W-3 y W-3c
Un W-3 es un formulario de transmisión que muestra los salarios totales y las retenciones para todos los empleados durante el año. Debe incluir un W-3 cuando envíe los W-2 de sus empleados a la SSA. Para presentar e imprimir un formulario W-3, acceda a los formularios W-2 / W-3 en línea. Para presentar e imprimir un W-3 corregido, use los Formularios W-2c / W-3c en línea.
Presentación e impresión para más de 50 empleados.
Si tiene más de 50 empleados, es posible que pueda usar el sistema de "carga de archivos" de BSO para archivar e imprimir los formularios W-2. Para obtener las especificaciones de formato de archivo, vaya a la Administración de la Seguridad Social, al sitio web de Instrucciones de presentación e información para empleadores W-2. Seleccione "Publicaciones y formularios" y luego "Especificaciones para presentar formularios W-2 y W-2c electrónicamente". Seleccione el enlace de especificaciones apropiado.
