Ya sea que ejecute una galería o venda su propio arte, una factura puede ser su última conexión con un comprador. Al elegir un formato que combine con su membrete y sea compatible con su imagen de marca, sus facturas se convertirán en herramientas de marketing que dejarán una buena impresión. Puede personalizar las plantillas que se encuentran en el software de procesamiento de textos y facturación dedicada, o crear las suyas propias. Sin embargo, su diseño debe dar como resultado un documento limpio y fácil de leer que agrupe la información relacionada.
Crear sistemas de numeración
Desarrolle un sistema de numeración de trabajos o proyectos para organizar la información del cliente, realizar un seguimiento de los gastos e identificar el trabajo enviado a impresoras, tiendas de marcos y otros proveedores en nombre de sus clientes. Creative Public recomienda un sistema que incorpora un número y una breve descripción. Por ejemplo, 15-003-05-Ceramic-Smith, podría ser el tercer proyecto que tuvo en mayo de 2015 para un cliente llamado Smith. Bajo este sistema, asignaría 15-067-09-ArtFest a su 67º proyecto en septiembre de 2015.
Cree un sistema de numeración separado para identificar sus facturas. La numeración de facturas facilita la preparación de impuestos de fin de año y el seguimiento de los pagos, y proporciona a los departamentos de contabilidad del cliente los números de referencia necesarios. Elija una combinación de números secuenciales por año como lo sugiere Smashing Magazine, como 2015015 para la factura número 15 escrita en 2015, o una referencia del cliente más un número secuencial para ese cliente, como TA025, para el proyecto número 25 de Time Advertising.
Asigne un número de trabajo y un número de factura para el trabajo que desea facturar.
Preparar la partida
Escriba la palabra "FACTURA" en la parte superior de la página, si su plantilla aún no la tiene.
Agrupe su logotipo, nombre de la galería / estudio o su nombre y dirección, además de información de contacto clave, como su número de teléfono, dirección de correo electrónico y URL del sitio web, en una sola sección.
Ingrese la información de su cliente, incluido el nombre de la compañía, el nombre de la persona que compró el trabajo, así como su dirección y números de teléfono.
Ingrese los detalles de la transacción
Dedique una sección en la mitad superior de la página para anotar la fecha, el número de factura, el número de orden de compra del cliente, si está disponible y el número de trabajo que asignó al trabajo
Agregue el monto adeudado y sus condiciones de pago, como "Pagar a la recepción" o "lienzo enmarcado entregado una vez recibido el pago", cuando la entrega esté supeditada a la satisfacción del monto adeudado.
Describa los derechos que el cliente está comprando, para trabajos digitales, como "Solo uso de una sola vez. Toda la reimpresión y otros derechos se revertirán al artista después de 30 días". La firma legal de arte Stropheus recomienda tener en cuenta que conserva el derecho de primer rechazo si el comprador desea revender su trabajo.
Proporcione su EIN federal (número de identificación del empleador) o su número de Seguro Social, ya que las galerías, museos y clientes corporativos necesitan esta información para la declaración de impuestos.
Enumere las opciones de pago que ofrece, como cheque, PayPal, tarjeta cuadrada o de crédito, y proporcione los detalles de la cuenta necesarios para que el cliente le pague.
Sección Completa de Cargos
Comience esta sección con una frase como "Servicios prestados de la siguiente manera:".
Describa la tarea con suficiente detalle para que la descripción sea entendida por otros más adelante. Por ejemplo, en lugar de "Training Art", escriba "10 ilustraciones de bolígrafo y tinta para el manual de servicio del cargador de ruedas".
Tenga en cuenta su estructura de tarifas como una tarifa fija o por hora más el monto correspondiente en dólares. Asegúrese de incluir la cantidad de horas facturables al momento de fijar los precios por hora. Agregue la carga creativa total para esta sección.
Indique los gastos por los cuales solicita reembolso. Incluya suficiente descripción para que el cliente pueda hacer coincidir cada artículo de línea con los recibos de respaldo que proporcione. Agregue un total para la categoría de gastos.
Indique cualquier depósito o anticipo que el cliente haya realizado.
Anote el monto total adeudado, menos cualquier pago recibido hasta la fecha. La Universidad Kutztown de Pennsylvania recomienda el uso de números y palabras, como "Total a pagar: $ 750. Setecientos cincuenta dólares".
Siga los consejos de Freshbooks y agregue "¡Gracias por su negocio!" en la parte inferior de la página para aumentar sus posibilidades de pago puntual.
Consejos
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Usar un número diferente al 001 para su primera factura implica que su negocio está más establecido.
Solicite a los clientes que le paguen con su nombre de pila, a menos que tenga una cuenta de cheques comercial a nombre de su compañía o una cuenta de "Doing Business As" en su banco para evitar problemas de cambio de cheques.
