Independientemente del tipo de negocio que tenga, debe comprender qué se necesita para administrar una oficina y preparar un presupuesto dentro de un rango que no exceda los ingresos del negocio. Un presupuesto básico debe incluir solo los gastos que son absolutamente necesarios para administrar el negocio. A medida que aumentan los ingresos, puede ajustar el presupuesto en consecuencia.
Artículos que necesitarás
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Lista de gastos
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Software de presupuestos como Quicken o software de cómputo como Microsoft Excel o un libro contable
Con base en el presupuesto anual de la empresa, determine un presupuesto total razonable para la oficina, generalmente dentro del 10 al 15 por ciento del presupuesto anual de la empresa.
Tómese un tiempo para pensar qué es absolutamente necesario para administrar su negocio, por ejemplo, servicios públicos (electricidad, teléfono, Internet, agua, gas) o suministros de oficina (bolígrafos, lápices, almohadillas legales, papel de copia, grapadora / grapas, cinta adhesiva)., tinta de impresora, suministros de correo, suministros de presentación). Dependiendo de su línea de negocio, es posible que necesite equipos o suministros especializados.
Calcule el costo promedio mensual de todos los servicios públicos y las cantidades de suministros de oficina (es decir, un caso de papel de copia por mes). Investigue un poco sobre los proveedores de suministros de oficina o de servicios públicos para obtener el precio más económico y pídales que le envíen cotizaciones.
Multiplique el costo de los artículos por la cantidad mensual para obtener el costo mensual total por artículo. Sume los costos mensuales totales para obtener un presupuesto mensual total. Multiplique el presupuesto mensual total por 12 (por 12 meses) para obtener un presupuesto anual de oficina.
Compare el total con el estimado original (determinado en el Paso 1). Si el total es menor, no ajuste la estimación; permítase un poco de "margen de maniobra" para gastos imprevistos o más altos de lo previsto. Si el total es más, eche otro vistazo a su presupuesto propuesto. Considere eliminar los gastos que no son absolutamente necesarios, disminuir la cantidad de suministros necesarios o hacer más investigaciones sobre los proveedores.
Si su presupuesto total no es ajustable e incluye solo los gastos necesarios, ajuste su estimación al nuevo total e intente recortar otras áreas para mantener un presupuesto equilibrado para su negocio.
Consejos
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Los presupuestos deben ser gestionados activamente. Considere equilibrar el presupuesto mensualmente. El monitoreo regular del presupuesto evita el exceso de presupuesto consistente y da tiempo para reasignar fondos cuando sea necesario. Evalúe el presupuesto trimestralmente para planificar ajustes a gran escala o para incluir nuevos ítems.
Advertencia
Si debe gastar en exceso en un artículo, recuerde que debe reajustarse más tarde, o reducir el gasto en otro artículo, para mantener el presupuesto equilibrado. Si terminas gastando menos en un artículo, intenta usarlo como un nuevo estándar para ahorrar dinero a largo plazo.
