Las notas de nómina proporcionan información a los empleados sobre los nuevos cambios en la política de la empresa y les recuerdan la política actual. Por ejemplo, si los empleados habitualmente se olvidan de firmar sus tarjetas de tiempo, un breve memorándum puede recordarles el requisito. Si, debido a un día festivo, los cheques estarán disponibles un día antes, puede usar una nota para notificar a los empleados. Solo enviar memos al personal necesario. El departamento de nómina debe incluir notas de nómina con los cheques de pago de los empleados o estados de ganancias para garantizar que los empleados reciban la nota.
Escribe el encabezado. Incluya la fecha, destinatarios, desde y sujeto. Por ejemplo: 12/01/2020 Para: Todos los empleados De: Departamento de nómina Asunto: Día de pago anticipado
Escribe el cuerpo del memo; Esta es tu razón para escribir la nota. Por ejemplo, "Debido a las vacaciones de Navidad, los cheques de nómina estarán disponibles el día 23". Coloque un espacio en sus párrafos y, si su nota tiene más de uno, doble espacio después de cada párrafo.
Escribe tu cierre. Si bien no necesita ser tan formal como en una carta comercial, incluya una declaración de cierre y el nombre de su departamento. Por ejemplo, "Si tiene alguna pregunta, comuníquese con el departamento de nóminas. Gracias". Incluya un número de teléfono si su departamento tiene su propia extensión.
Consejos
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Tenga en cuenta, cuando está enviando una nota a todos los empleados recordándoles la política de la empresa, que algunos empleados están realizando la acción correctamente, por lo que no desea redactar la nota con dureza. Por ejemplo, "Solo un rápido recordatorio de la política de la compañía de que los empleados deben firmar sus tarjetas de tiempo. ¡Gracias!" Las notificaciones de cambios en la política deben ser sencillas y directas, pero deben proporcionar su información de contacto para preguntas. Por ejemplo, "A partir del 28/02/12, los empleados deben entregar sus reembolsos semanalmente. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Susie en la extensión 210. Gracias". Si envía una copia de la nota a otra persona, como el propietario de la empresa, incluya una línea CC debajo del asunto para el nombre de la persona. Texas A & M University recomienda usar subtítulos para memorándums que tengan más de tres párrafos. Use el membrete de la compañía en sus notas para ayudar al lector a saber que es una nota oficial. Reciba la aprobación de su gerente de departamento o del propietario de la compañía antes de enviar notas.
Advertencia
Los memos escritos en fuentes inusuales pueden ser difíciles de leer y de apariencia poco profesional. Use una fuente estándar y haga que el texto se alinee con el margen izquierdo para facilitar la lectura.Incluso si el memo es una queja, tenga cuidado con las palabras que elija al escribir. Mantén tu profesionalidad en todo momento.
