Cuando una empresa gasta dinero para pagar un gasto, ya sea en efectivo, cheque, transferencia electrónica o cualquier otro método, esto se conoce como un desembolso de efectivo en el mundo de la contabilidad. Un informe de desembolso de efectivo es un registro de cada transacción que involucra efectivo pagado por la empresa por cualquier motivo. El informe se genera normalmente mediante el paquete de software de contabilidad de una empresa, como QuickBooks.
Consejos
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El informe de desembolso de efectivo es un registro de todas las transacciones individuales que involucran efectivo pagado por una empresa.
¿Qué es un desembolso en efectivo?
Los desembolsos de efectivo representan las transacciones de gastos individuales que conforman los totales de gastos mostrados en el estado de resultados de una empresa. Esto incluye pagos por sueldos y salarios, inventario, servicios legales externos, el alquiler del edificio y todos los demás gastos en que incurre la compañía. Cuando la empresa paga facturas, registra los pagos a un diario de desembolsos de efectivo en su sistema de software contable.
El estado de ganancias y pérdidas de la compañía muestra los desembolsos de efectivo a un nivel alto, y los gastos se muestran en diferentes periodos de tiempo dependiendo de si la compañía utiliza contabilidad en efectivo o devengo.
El diario de desembolso de efectivo
En contabilidad, el término "diario" se usa para describir una lista de transacciones registradas que se han segregado por tipo. Una empresa suele utilizar varias revistas en su sistema contable, como una revista de ventas, recibos de efectivo, desembolsos de efectivo y una revista general. En muchos paquetes de software de contabilidad, los usuarios no ven las revistas individuales.
Estas transacciones se publican en el diario general de la empresa porque cuando un usuario genera cheques o ingresa facturas al sistema, las entradas se realizan automáticamente en cada diario específico y luego se transfieren al diario general. Esto ha eliminado la necesidad de registrar manualmente las transacciones en un diario individual, como el diario de desembolso de efectivo. Cuando las transacciones contables se registraron manualmente, las entradas se registraron manualmente en un diario de desembolso de efectivo primero y luego se transfirieron a un diario general.
Protegiendo el efectivo de la empresa
Uno de los usos más importantes de un informe de desembolso de efectivo es ayudar a mantener controles internos estrictos sobre el efectivo que deja a la empresa para que no termine en las manos equivocadas. Esto es parte de un proceso mayor de controles internos de efectivo que incluye muchos pasos, como la separación de tareas, lo que significa que ninguna transacción financiera se maneja de principio a fin por un solo empleado.
El informe de desembolso de efectivo puede proporcionar a los propietarios de negocios la información necesaria sobre los gastos para ayudarlos a gestionarlos a lo largo del tiempo. Por ejemplo, muestra cuánto se gastó en inventario durante el mes, el monto gastado en salarios de personal, alquileres y arrendamientos y gastos por cualquier servicio externo. El diario de desembolso de efectivo puede utilizarse como un recurso para planificar futuras decisiones de gestión de efectivo. El informe también proporciona un nivel de detalle que es necesario para ayudar a evitar que cualquier persona de la compañía se apropie indebidamente o mal dirija su dinero. Por ejemplo, revisar el informe a lo largo del tiempo puede ayudar a rastrear los patrones de pago para detectar actividades inusuales o detectar y verificar grandes desembolsos para asegurarse de que sean legítimos.
Cuando la compañía desembolsa efectivo, siempre debe usar un cheque numerado y preimpreso y tener políticas vigentes sobre quién en la compañía puede autorizar los pagos con cheques. Además, cuando una empresa paga facturas, debe marcarlas como pagadas para evitar pagos dobles inescrupulosos o erróneos. Revisar el informe de desembolsos de efectivo cada mes es una forma eficiente de detectar este y otros problemas.
Es importante que una compañía tenga un número muy limitado de personas, quizás tres o cuatro como máximo, que tengan la autoridad para firmar cheques de la compañía. Si se muestra un desembolso inusual en un informe de desembolso de efectivo, se convierte en un asunto simple para rastrear la copia del cheque y hablar con la persona que firmó el cheque para verificar la transacción. Los firmantes de cheques deben tener un nivel de autoridad significativo y apropiado dentro de la empresa.
