La introducción de un nuevo software generalmente requiere un programa piloto de implementación para probar cómo se realizarán los procesos existentes en el nuevo software y para garantizar que se realicen las mejoras anticipadas. Después de recibir capacitación sobre el nuevo software, el equipo del proyecto realiza la prueba piloto y crea diagramas gráficos de flujo de trabajo de los procesos involucrados, incluidos los flujos de trabajo actuales y propuestos. Estas representaciones gráficas formarán la base para capacitar a los usuarios para operar los nuevos sistemas. Las ventajas de los pilotos incluyen la reducción de riesgos, la mejora de los procesos de negocios y el aprendizaje en profundidad del software.
La reducción de riesgos
Llevar a cabo programas piloto antes de implementar realmente un nuevo software reduce el riesgo de fallas, errores, retrasos y el cierre del negocio. Los intentos de utilizar el software para ejecutar el negocio inmediatamente después de la capacitación en software genérico tienen un alto riesgo de fracaso debido a los muchos matices imprevistos que implica tratar de aplicar la capacitación genérica a un entorno empresarial específico. El piloto requiere ejecutar los procesos, incluida la integración de otros departamentos. Muchos ajustes y modificaciones se hacen al nuevo software durante el período piloto.
Mejorar procesos
Los programas piloto le dan al equipo del proyecto la oportunidad de evaluar las capacidades del nuevo software y hacer cambios que optimicen y mejoren los procesos. Si se implementa un nuevo software sin un piloto, el equipo del proyecto no puede realizar cambios y mejorar los procesos sin apagar todo el sistema durante al menos la cantidad de tiempo necesaria para solucionar los problemas. En ese entorno, el incentivo es más replicar el sistema actual en lugar de experimentar con una mejora potencialmente dramática.
Aprenda cómo funciona el software
Las clases de capacitación para proveedores de software están diseñadas para ser de naturaleza genérica. No están diseñados para entrenar cómo usar el software en un entorno empresarial específico. Las clases de capacitación son una parte necesaria del proceso de implementación. El equipo del proyecto aprende cómo se aplicará el software a los procesos de negocios durante la prueba piloto. Una vez que se completa el programa piloto, los usuarios reciben capacitación sobre cómo el software realizará los procesos comerciales de la empresa.
Materiales de entrenamiento
Una salida del programa piloto son los gráficos de flujo de trabajo que revelan cómo se utilizará el software para ejecutar el negocio. Estos flujos de trabajo se utilizarán para capacitar a los usuarios. La calidad de estos materiales de capacitación del usuario es extremadamente importante. Los documentos de flujo de trabajo deficientes dan como resultado la repetición de esfuerzos piloto y retrasan la implementación.
