Para muchas personas, recordar una gran cantidad de números de teléfono es una tarea imposible. Cuando alguien llama a su oficina, necesita tener el número correcto a mano en este momento, y la mejor manera de hacerlo es mantener un directorio telefónico de la oficina. Si bien las oficinas grandes pueden tener sistemas telefónicos complejos con directorios electrónicos, la mayoría de las oficinas no necesitan nada tan detallado. Con muy poco esfuerzo, puede crear un directorio de oficina simple para poner toda la información que necesita a su alcance.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Software de hoja de cálculo o cuenta de Google Docs
Crea una nueva hoja de cálculo y llámala "Office Directory". El uso de una hoja de cálculo es una forma fácil de configurar un directorio telefónico para una oficina que no es lo suficientemente grande como para tener un sistema de directorio telefónico central.
Agregue tres encabezados de columna a su hoja de cálculo: Nombre, Oficina # y Teléfono. Si lo desea, agregue más columnas a la hoja de cálculo y puede hacer un seguimiento fácil, por ejemplo, las direcciones de correo electrónico y los números de fax.
Envíe el directorio (o el enlace a él si está usando una hoja de cálculo en línea) a sus compañeros de trabajo y pídales que completen su propia información correcta y se la envíen. Puede haber un asistente administrativo de la oficina con parte de esta información a quien puede solicitar que complete la información de inmediato.
Coteja los resultados en una sola hoja de cálculo con todos los cambios en ella. Ahora tiene un directorio telefónico de trabajo para su oficina.
Imprima el directorio telefónico o envíelo por correo electrónico al resto de su oficina para uso general. Vea los consejos a continuación para una manera fácil de distribuir el directorio telefónico con menos problemas.
Consejos
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Dado que los números de teléfono de las oficinas cambian con relativa frecuencia, usar una hoja de cálculo en línea como Google Docs puede ahorrarle tiempo y esfuerzo. Comparta la hoja de cálculo del directorio telefónico con todos en su oficina y permítales hacer los cambios necesarios, y como el directorio está en línea, no tendrá que preocuparse por enviar nuevas copias cuando se actualice el directorio.
