Si pasa horas buscando un determinado documento o archivo, puede ser el momento de revisar el sistema organizativo de su oficina. Si tiene muchos archivos y carpetas, puede llevar algún tiempo revisarlos y organizarlos todos. Sin embargo, al final valdrá la pena, porque sabrás exactamente dónde encontrar todo. Si se siente abrumado por abordar toda la oficina a la vez, intente recorrer solo una zona al día hasta que termine.
Artículos que necesitarás
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Bandeja de entrada / salida
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Archivos
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Carpetas
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Etiquetas
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Archivador / archivador
Coloque una bandeja de entrada y salida en una esquina de su escritorio. Guarde todas las facturas, avisos y otros artículos que se enviarán o distribuirán en la bandeja de salida. Envía estos artículos diariamente. Coloque los archivos entrantes, documentos y correo en la bandeja de entrada. Además, actúe diariamente o presente estos artículos; Por lo tanto, no se convertirán en desorden.
Crea categorías para tus archivos y carpetas. Estos variarán, dependiendo de su tipo de negocio. Algunas categorías pueden tener etiquetas obvias, como clientes, información fiscal, proveedores y próximos proyectos. Concéntrese en clasificar todos sus documentos en estas grandes categorías.
Divida las categorías grandes en subcategorías más pequeñas, si corresponde. Por ejemplo, si su empresa tiene clientes, cree una carpeta para cada cliente. Si los documentos de un cliente son demasiado numerosos para caber en una carpeta, divida esta categoría aún más. Separe el archivo del cliente en diferentes carpetas para diferentes tipos de documentos.
Etiqueta todos tus archivos. CNN Money recomienda etiquetar los archivos de acuerdo con la forma en que probablemente los buscará. Por ejemplo, en lugar de etiquetar un archivo oscuro "Formulario 27G-28A", tápelo "Facturas" o una categoría similar aplicable. Esto facilita encontrar documentos rápidamente.
Coloque todos sus documentos en un archivador, caja de archivo o receptáculo similar. Si tiene muchos archivos, mantenga los que usa más a menudo junto a su escritorio. Si se queda sin espacio de oficina, guarde los archivos que solo puede usar una vez al año en un compartimiento de almacenamiento separado del armario o en otra habitación por completo.
Mantenga una pila separada de documentos designados para la basura a medida que clasifica sus archivos. La destrucción oportuna de documentos antiguos e irrelevantes es la clave para mantener una oficina organizada. Si no está seguro de si puede deshacerse de un documento, designe una carpeta para la posible basura y mantenga el documento archivado allí hasta que pueda destruirlo.
