Cuando entras en una tienda y compras un artículo, ya sea una botella de perfume, una motocicleta o un paquete de chicles, te has convertido en parte del ciclo de ingresos. El ciclo de ingresos es un término utilizado en contabilidad y negocios que describe el viaje de un producto o servicio desde sus humildes comienzos hasta su venta. El ciclo de ingresos comienza cuando la empresa entrega un producto o proporciona un servicio, y termina cuando el cliente realiza el pago completo.
Es importante que todos los contadores sepan algo sobre el ciclo de ingresos porque es uno de los muchos procesos utilizados en un sistema contable efectivo.Los contadores que trabajan para una empresa deben poder realizar un seguimiento de las ventas y los beneficios. Una buena manera de lograrlo es implementando un sistema que rastree el ciclo de ingresos.
Las empresas que tienen un retraso sustancial entre la venta de un artículo y la recepción del pago encuentran el ciclo de ingresos especialmente útil. Los ciclos de ingresos varían según el tipo de negocio. Sin embargo, los elementos esenciales siguen siendo los mismos.
¿Qué es un ciclo de ingresos?
Servicios profesionales: Las compañías o individuos que brindan servicios en lugar de bienes, como la ley o las firmas de contabilidad, tienen diferentes tipos de ciclos de ingresos. Este tipo de profesionales a menudo requieren dinero por adelantado de los clientes como retenedor, y este retenedor se mantiene en una cuenta especial. Cuando la empresa presta servicios, se extrae dinero de esa cuenta. Los abogados a veces tienen otro tipo de acuerdo en el que aceptan a un cliente con el acuerdo de que reciben su pago de cualquier acuerdo ganado en la demanda.
Empresas de manufactura: El ciclo de ingresos de una empresa manufacturera comienza cuando completa la producción de los bienes que pretende vender. El siguiente paso es procesar el pedido y preparar el inventario para enviarlo. Algunos fabricantes tienen equipos de ventas que manejan esta parte del ciclo, o tienen distribuidores regulares que suministran con productos. Una vez entregados los bienes, la empresa envía al cliente una factura. Cuando el cliente paga la factura, el ciclo de ingresos de la compañía se completa.
Empresas de cuidado de la salud: Las empresas sanitarias tienen los ciclos de ingresos más complicados. Como lo saben la mayoría de los consumidores, los costos de los servicios de atención médica son muy altos, y los pacientes utilizan un seguro privado o un seguro patrocinado por el gobierno para pagar gran parte de su atención. Estas compañías de seguros son intermediarios que prolongan y complican el ciclo de ingresos. Las compañías de atención médica que aceptan seguros deben cumplir con las prácticas de facturación de la compañía de seguros y traducir los procedimientos que realizaron en un código universal. A menudo, la aseguradora no cubre el costo total de los servicios, y esto significa que el proveedor de atención médica también deberá facturar al paciente para recuperar el costo total. El ciclo de ingresos se completa cuando se recibe el pago tanto del paciente como de la compañía de seguros.
Desarrollo de software: Las empresas de desarrollo de software a menudo crean ciclos de ingresos basados en alcanzar ciertos hitos. Algunos elementos del proyecto se entregan al cliente durante cada etapa del proceso de desarrollo, y el cliente envía a la empresa un pago para financiar la siguiente etapa del proceso. El ciclo de ingresos se completa cuando se entrega el proyecto completo y el cliente realiza el pago final.
¿Qué es el ciclo de gasto en contabilidad?
Otro ciclo importante en la contabilidad es el ciclo del gasto. Si bien el ciclo de ingresos sigue el viaje de un artículo desde la entrega hasta la venta, el ciclo de gastos se trata de la compra realizada por una empresa.
Las empresas compran bienes y servicios para operar de manera eficiente y alcanzar sus objetivos comerciales. La compra es una función interna, y la compra efectiva tiene varios objetivos, que incluyen minimizar el gasto y mantener la calidad. El ciclo de gastos es lo que gobierna la metodología que una empresa utiliza para comprar.
Un ciclo de gastos implica el proceso repetitivo de crear primero órdenes de compra y ordenar bienes y servicios, luego recibir estos artículos, aprobar las facturas y finalmente pagar las facturas. Un buen ejemplo del ciclo de gastos en el trabajo es la compra de suministros de oficina, que es algo que la mayoría de las empresas necesitan. El ciclo de gastos para suministros de oficina comenzaría cuando las órdenes de compra se crean en función de las necesidades de los empleados. A continuación, esos suministros se ordenan por teléfono o en línea en una tienda de suministros de oficina. El pedido se realiza mediante un pedido de compra. Una vez que se entreguen los artículos, la contabilidad aprobará la factura para el pago y emitirá un cheque al proveedor.
Importancia de los ciclos de gasto
Crear un proceso para los ciclos de gasto de su empresa es una buena idea, sin importar cuán pequeño sea el negocio. Muchos propietarios de pequeñas empresas no implementan un sistema para realizar un seguimiento de las compras con precisión. Sin un ciclo de gastos claramente definido, el propietario o administrador de un negocio debe aprobar personalmente cada compra, cada factura y cada proveedor. O si decide simplemente dejar que los empleados hagan lo que quieran cuando quieran, los gastos de su empresa podrían aumentar significativamente. Las compras duplicadas e innecesarias pueden volverse comunes cuando no hay un sistema implementado que rastree las compras.
Si establece un sistema para el ciclo de gastos de su empresa, puede reducir el fraude y la posibilidad de fraude. Poner un sistema en marcha ha demostrado reducir significativamente la oportunidad de malversación. Los empleados no pueden "pagar" a los proveedores falsos o fraudulentos si su sistema requiere que los proveedores sean aprobados previamente o aprobados antes de realizar el pedido. Además, si controla los pagos, los empleados no pueden emitir cheques no autorizados. Un ciclo de gasto escrito puede fortalecer verdaderamente la infraestructura contable y financiera de su empresa.
¿Qué es un ciclo de producción?
El ciclo de producción es otro ciclo clave en el mundo de los negocios. También conocido como ciclo de vida del producto, el ciclo de producción describe el período durante el cual un artículo se desarrolla, se lleva al mercado y, finalmente, se elimina del mercado. Hay cuatro etapas en el ciclo de producción: introducción, crecimiento, madurez y declive.
Si bien los ciclos de ingresos y gastos son importantes para los contadores, el ciclo de producción es más útil para el departamento de marketing. Ayuda al equipo de marketing de su empresa a decidir cuándo es un buen momento para publicitar, reducir precios, explorar nuevos mercados o crear nuevos envases.
El ciclo de producción sigue un camino bastante estándar. Primero, se introduce una idea de producto, luego se envía a investigación y desarrollo para determinar la viabilidad del producto y la rentabilidad potencial. A continuación, el producto es producido, comercializado y desplegado. Esto se llama la fase de crecimiento del producto. Si el nuevo producto tiene éxito, la producción aumentará hasta que el producto esté ampliamente disponible y madure. Esto se llama la fase de madurez del producto. Con el tiempo, la demanda del producto disminuirá, y lo más probable es que se vuelva obsoleta, dando como resultado la etapa de disminución. Comprender el ciclo de vida de un producto es importante para una empresa exitosa.
Cuando un producto comienza su ciclo de vida, puede tener poca o ninguna competencia en el mercado. Entonces, si lo hace bien, los competidores pueden comenzar a emular su éxito. Cuanto más éxito tenga el producto, más competidores enfrentará. Esto puede hacer que el producto pierda cuota de mercado, lo que eventualmente lleva a su disminución.
La forma en que una empresa comercializa un producto depende, en parte, de su etapa en el ciclo de producción. Un producto nuevo, por ejemplo, debe explicarse a los consumidores. Un producto que está más avanzado en su ciclo de vida deberá diferenciarse de sus competidores.
¿Qué es una nómina de ciclo completo?
El período de tiempo entre las nóminas se conoce como el ciclo de nómina o nómina de ciclo completo. Las empresas varían en sus plazos de nómina, y cada empresa debe decidir cuál es el mejor horario de nómina para su empresa y sus empleados. A menudo, hay diferentes ciclos de nómina dentro de una sola empresa. Los empleados exentos o asalariados pueden ser pagados una vez al mes, por ejemplo, mientras que los empleados por hora pueden ser pagados semanalmente.
El ciclo de nómina comienza con la decisión sobre los sueldos y salarios de los nuevos empleados. La siguiente parte del ciclo involucra la asistencia y el cronometraje. Algunos empleados deben registrar su entrada y salida para mantener un registro de las horas trabajadas. A otros se les paga una cantidad fija sin importar las horas que ingresen. El ciclo de nómina finaliza con el pago seguido de la preparación de informes gubernamentales (impuestos) e internos. Los pasos en el ciclo de pago incluyen la recopilación de tiempo de los empleados, las ganancias corrientes y el cálculo de deducciones e imprimir un cheque.
Si un empleador procesa la nómina cada semana, cada semana se considera un nuevo ciclo de nómina. Si un empleador procesa un pago una vez al mes, cada mes se considera el inicio del nuevo ciclo de nómina. La nómina generalmente es el gasto más grande de una empresa y también es un factor clave en la moral de los empleados.
En los Estados Unidos, los ciclos de nómina más comunes son mensuales, quincenales (dos veces al mes), quincenales (cada dos semanas) y semanales. Normalmente, la ley estatal exige un período de pago mínimo. A los dueños de negocios nunca se les impide pagar a los empleados con mayor frecuencia, pero tienen prohibido pagar a los empleados con menos frecuencia que una vez al mes. Los diferentes ciclos de nómina tienen tanto ventajas como desventajas.
Debido a que los departamentos de contabilidad ejecutan informes mensuales, los contadores generalmente prefieren períodos de pago quincenales. De esta manera, el último cheque de pago del mes generalmente coincide con el final del mes. Los empleados pagados cada dos semanas también obtienen dos meses de bonificación del año que tienen tres períodos de pago en lugar de dos.
La atención médica, la jubilación y otros beneficios también suelen ejecutarse mensualmente. Con ciclos de pago quincenales, estas deducciones son fáciles. Si paga a sus empleados cada dos semanas, se vuelve más complicado porque tendrá que administrar las deducciones en función del número total de períodos de pago anuales: 26 períodos de pago o 27 en algunos años.
Sin embargo, los empleados por hora aprecian los períodos de pago quincenales porque les pagan horas extraordinarias, mientras que los empleados asalariados no lo hacen.
El ciclo de pago semanal también tiene algunas ventajas, aunque no es una opción popular para la mayoría de las empresas fuera de los oficios, como la construcción y la plomería, por ejemplo. El costo es una razón importante por la que a los dueños de negocios no les gusta, y la mayoría de los proveedores de nómina cobran cada vez que se ejecuta la nómina. Otra desventaja es que cada vez que ejecuta la nómina, puede perder mucho tiempo para su administrador de nómina, especialmente si hay acumulaciones de nómina y horas extras.
