La contabilidad correcta de los gastos de nómina es una gran parte de la responsabilidad de cualquier departamento de contabilidad, en los negocios de todo el país y el mundo. Se requieren registros financieros precisos en cualquier número de situaciones, como cuando se informan los números contables a las agencias reguladoras financieras, se solicitan fondos de subvenciones y solicitudes de préstamos. Mantener registros de gastos precisos también ayudará a la administración a tomar decisiones viables sobre el presupuesto y ayudará a impulsar los ciclos de contratación. Aunque pocas personas piensan en el día de pago hasta que finalmente llega, prepararse para el día de pago es un trabajo de tiempo completo para otros.
Reúna hojas de tiempo o registros detallados de marcaje de entrada / salida de salida e ingréselos en una aplicación de software de nómina. Estos también incluirán solicitudes de pago por enfermedad / personal, pago de vacaciones y hojas de ajuste de tiempo. Asegúrese de que las hojas de tiempo sean aprobadas por el administrador apropiado antes de la entrada.
Verifique dos veces los registros de tiempo para asegurarse de que sean razonables y precisos. Este proceso descartará cualquier posibilidad de fraude de reloj de tiempo.
Obtenga la aprobación final del gerente antes de recortar cheques y enviar EFT (Transferencias electrónicas de fondos) a instituciones bancarias.
Corta cheques y autoriza transacciones de EFT.
Mantenga los registros de nómina archivados durante cinco años desde el momento en que se pagó a los empleados.
Realice un seguimiento de la actividad del cheque en vivo, incluso cuando se depositan en la cuenta del empleado, cuando salga del banco y cuando tenga acceso a una imagen electrónica del cheque emitido. Mantenga una copia del cheque aprobado a mano.
