Cómo preparar las entradas de cierre

Los contadores, tenedores de libros o dueños de negocios individuales preparan las entradas de cierre al final de un período contable para poner a cero las cuentas temporales y transferir sus saldos a cuentas permanentes. Las cuentas temporales incluyen cuentas de ingresos, gastos y retiro de capital, como distribuciones y dividendos. Una cuenta especial, llamada resumen de ingresos, a menudo se usa para ingresar todas las cuentas de ingresos y gastos para calcular el ingreso neto de la compañía para el período. Las entradas de cierre preparan los libros de la empresa para registrar las transacciones del siguiente período.

Revise todas las cuentas de gastos para asegurarse de que todas las entradas sean precisas y se incluyan todos los gastos generados para el período. Debe acumular por los gastos generados durante el período, pero no fueron recibidos o ingresados en el período. Por ejemplo, si tuvo gastos de materias primas para productos creados y vendidos durante el período, pero aún no ha recibido la factura, debe agregar esos gastos para incluir sus montos para el período.

Concilie todas las cuentas para asegurarse de que se corrijan todas las entradas, ajustes o errores. Esto le permite corregir las entradas realizadas en las cuentas incorrectas y colocarlas en las cuentas correctas. También ayuda a encontrar cuentas fuera de balance o entradas de un solo tramo: entradas contables incompletas, ya que cada entrada en contabilidad tiene dos partes: una transacción de débito y crédito.

Realice los ajustes por deudas incobrables, cancelaciones o facturas de crédito que se apliquen al período en las cuentas correspondientes.

Revise y concilie las cuentas de ingresos para asegurarse de que toda la actividad del período se haya contabilizado con precisión. Hacer ajustes o corregir entradas según sea necesario.

Cierre las cuentas de ingresos cargando las cuentas de ingresos con montos iguales al saldo de crédito en estas cuentas. Por ejemplo, si el saldo en la cuenta de ventas es ($ 500,000), la entrada de débito a esta cuenta es de $ 500,000. La entrada de cierre es un débito de $ 500,000 para ventas y un crédito ($ 500,000) para la cuenta de resumen de ingresos. Escriba una explicación para esta entrada, como "Cierre ventas a la cuenta de resumen de ingresos para el período que termina -". Agregue la fecha del final del período en formato MM / DD / YY. Dado que las cuentas de ingresos, ganancias y gastos de contra tienen un saldo de crédito, las lleva a cero con una entrada opuesta o de débito.

Realice entradas de cierre en cada cuenta de gastos mediante la contabilización de una cantidad igual al saldo en cada una de estas cuentas. Por ejemplo, si el gasto salarial es de $ 100,000, el gasto telefónico es de $ 42,000 y el costo de los bienes vendidos es de $ 240,000, todas las cuentas con todos los saldos de débito: contabilizan un crédito de ($ 100,000) para gastos salariales, un crédito de ($ 42,000) para gastos telefónicos y un crédito ($ 240,000) al costo de los bienes vendidos. Sume estos montos y publique un débito combinado de $ 382,000 en la cuenta de resumen de ingresos para equilibrar la entrada y agregue una explicación como se indica en el Paso 5. Todas las cuentas de gastos generalmente mantienen un saldo de débito, que requiere una entrada de crédito para liquidarlas y transferirlas. saldo en consecuencia.

Transfiera los ingresos o pérdidas netos de la cuenta de resumen de ingresos a las cuentas de patrimonio de la empresa. Para una corporación, esta es la cuenta de patrimonio retenido. Para una sociedad, son las cuentas de capital de los socios. Para una compañía de responsabilidad limitada, son las cuentas de capital de los miembros. Esta entrada cierra la cuenta de resumen de ingresos mediante la contabilización de un crédito o débito en la cuenta de resumen de ingresos y la entrada opuesta a las cuentas de capital individuales o múltiples.

Ajuste las cuentas temporales de capital a cero. Estas cuentas son normalmente saldos deudores. Publique un crédito igual a estos saldos en cada cuenta de capital temporal y un débito a la cuenta de capital permanente apropiada. Las explicaciones escritas y fechadas de cada una de estas entradas mantienen las transacciones claras para un examen posterior.

Consejos

Cada entidad comercial tiene sus propios procedimientos contables de final de año y período. Revise estos para asegurarse de que cumple con las políticas y procedimientos al completar el cierre de contabilidad.

Como las entradas de cierre son los pasos finales completados durante el cierre del período, debe asegurarse de que todos los datos sean precisos y correctos antes de llevar las cuentas temporales a cero.

Al hacer cualquier tipo de entrada de diario, siempre incluya una nota fechada para explicar para qué fue la entrada, a fin de evitar confusiones al revisar las transacciones un mes o años después.

Verifique para asegurarse de que todos los montos de transacción se hayan contabilizado correctamente al verificar todos los saldos de cuentas temporales una vez que se completen las entradas de cierre. Todas las cuentas temporales deben tener saldos de cero.