Hacer un seguimiento y ordenar los suministros de impresora para una organización grande, como una escuela, puede ser un desafío. Cada modelo de impresora utiliza un tipo diferente de cartucho de tinta o tóner, y cada cartucho de tinta imprimirá un número diferente de páginas antes de que sea necesario reemplazarlo. Si bien puede realizar un seguimiento de los pedidos de cartuchos de tinta a la antigua, con una lista generada con papel y lápiz, la creación de una hoja de cálculo para almacenar toda la información relevante le ahorrará tiempo y le permitirá presupuestar la tinta de manera más efectiva a lo largo del tiempo..
Cree una nueva hoja de cálculo vacía para rastrear los pedidos de cartuchos de tinta utilizando el programa de hoja de cálculo de su computadora. Es probable que su computadora venga con Microsoft Excel instalado como parte de Microsoft Office. Si no tiene Excel, descargue e instale una suite ofimática gratuita, como OpenOffice, o use una herramienta en línea como Google Docs, a la que puede acceder sin costo si se registra para obtener una cuenta gratuita de Gmail.
Determine qué información desea rastrear. Esto variará en una base de caso por caso, y uno de los beneficios de usar una hoja de cálculo electrónica es que es fácil cambiar la información que rastrea a medida que cambian sus necesidades. Para comenzar, intente rastrear el número de habitación donde se instala cada impresora, el tipo de impresora, los tipos de cartuchos de tinta o el tóner que usa la impresora, la cantidad que pagó por la tinta y la fecha en que solicitó la última tinta de reemplazo.
Introduzca los encabezados de las columnas de la hoja de cálculo primero. Observe cómo se configura la hoja de cálculo en blanco. Hay una fila de números corriendo por el eje vertical y una fila de letras a través del acceso horizontal. En la primera celda, o fila 1, columna A, escriba "Número de habitación". En la fila 1, columna B, escriba "Modelo de impresora". El "Modelo de cartucho de tinta" va en la fila 1 de la columna C, y así sucesivamente, hasta que haya ingresado un encabezado de columna para cada parte de la información que desea rastrear.
Elija la primera impresora que desea ingresar en su hoja de cálculo y comience escribiendo el número de la habitación en la fila 2 de la fila 2. Escriba el modelo de la impresora en la fila B de la fila 2 y luego ingrese toda la información relevante en la columna correspondiente, incluida la fecha en que Último pedido de tinta.
Ingrese la información para la próxima impresora, comenzando con la fila 3 de la columna A, y luego ingrese los otros datos para esa impresora en cada columna apropiada. Continúe ingresando información para cada impresora subsiguiente en una nueva fila hasta que toda la información de sus impresoras e impresoras estén en la lista. Cuando haya terminado, guarde su hoja de cálculo en el disco duro de la computadora.
Cree columnas de fecha en blanco adicionales para registrar cada vez que solicite tinta para una impresora en particular. Guarde el archivo en su disco duro cuando termine para poder usarlo la próxima vez que solicite suministros.
Consejos
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Utilice un formato especial para resaltar información importante o como ayuda organizativa. Por ejemplo, use una fuente en negrita para los encabezados de columna y una fuente de color para agrupar impresoras en la misma unidad organizativa. Por ejemplo, puede usar verde para impresoras de uso docente, azul para impresoras de uso estudiantil y naranja para impresoras instaladas en una biblioteca.
Después de un tiempo, un semestre o un año escolar, por ejemplo, totaliza la cantidad gastada en la tinta de cada impresora durante ese período. Puede usar esta información para observar si algunas impresoras se usan con más frecuencia que otras, si una impresora es más rentable que otra e incluso qué departamentos o aulas usan la mayor cantidad de tinta: información que puede ser útil para reordenar y presupuestar fines
