El Formulario W-9 del Servicio de Impuestos Internos se utiliza para obtener el número de identificación del contribuyente para una persona física o jurídica. Las empresas utilizan este formulario para obtener TIN para nuevos proveedores. Después de obtener un Formulario W-9 del IRS inicial, las empresas no están obligadas a obtener formularios actualizados para los proveedores establecidos; los proveedores son responsables de proporcionar un Formulario W-9 actualizado si cambia cierta información.
Actualización de la información del W-9
Un proveedor está obligado a proporcionar a una empresa un nuevo Formulario W-9 si el nombre o el TIN del proveedor cambian. Además, si la estructura comercial del proveedor cambia sus requisitos tributarios, se debe proporcionar un nuevo Formulario W-9.
Uso de W-9
El IRS requiere que las compañías presenten un Formulario 1099 para informar los pagos a ciertos proveedores que excedan los $ 600. El Formulario W-9 asegura que la compañía tendrá suficiente información para hacer una presentación del Formulario 1099, si es necesario.
Formularios sustitutos
El IRS permite a las empresas usar sus propios formularios en lugar del Formulario W-9 si solicita información sustancialmente similar. Por ejemplo, una empresa puede crear su propio formulario de configuración de proveedor y enviarlo por correo a todos los proveedores nuevos. Este formulario podría incluir tanto la información del proveedor específica de la compañía como la información contenida en el Formulario W-9.
Información del formulario W-9
El formulario W-9 solicita el nombre del proveedor, la dirección postal, la clasificación de impuestos y el número de Seguro Social o el número de identificación del empleador. El Formulario W-9 o un sustituto equivalente también debe exigir al proveedor que certifique que el número de identificación del contribuyente proporcionado es correcto, que el proveedor es un ciudadano de los EE. UU. Y que el proveedor no está sujeto a la retención de respaldo.
Penalizaciones
Si una empresa solicita un Formulario W-9 a un proveedor, y el proveedor no cumple, el proveedor puede estar sujeto a una multa de $ 50 a menos que el fracaso se deba a una causa razonable y no a una negligencia intencional. Un proveedor también puede incurrir en sanciones civiles y penales si se proporciona información falsa.
