Los documentos de política y procedimientos de una empresa son un factor clave para mantener la eficiencia, la coherencia y la comunicación clara. Algunas compañías optan por crear documentos individuales para diferentes procedimientos, mientras que otras reúnen todas las políticas y procedimientos en un manual que presentan a cada empleado. Las políticas y procedimientos bien documentados proporcionan beneficios a los empleados, clientes y la empresa.
Establecer expectativas
Las políticas de la compañía a menudo establecen expectativas para el comportamiento de los empleados en temas como asistencia, puntualidad, código de vestimenta, normas de seguridad y más. Los documentos de políticas y procedimientos a menudo establecen la responsabilidad de la compañía para con sus empleados, incluida la contratación de igualdad de oportunidades, vacaciones y enfermedad, licencia familiar, etc. Los contactos de empleo y las cartas de oferta pueden hacer referencia al manual de procedimientos y políticas de la compañía (o al manual del empleado) y establecer el empleado acepta cumplir con las reglas establecidas en el manual. Algunas compañías requieren que los empleados nuevos firmen un formulario que indica que han recibido el manual.
Fomentar la eficiencia
La forma más eficiente de lograr un objetivo es la base fundamental de los procesos de la empresa. Es posible que esta no sea la forma más fácil o rápida, pero es la forma menos laboriosa de cumplir el objetivo sin sacrificar la calidad, incurrir en el riesgo o ignorar los requisitos reglamentarios. Teóricamente, si cada empleado sigue el procedimiento establecido para cada tarea, la compañía cumplirá todas las metas de la manera más eficiente posible. En realidad, es posible que el procedimiento preferido no siempre sea posible, por lo que muchos procesos incluyen una política específica sobre cómo manejar una situación de este tipo. Esto podría incluir la aprobación de un nivel superior o simplemente documentación adicional.
Fomentar la consistencia
La consistencia generalmente engendra eficiencia. Cuando las personas hacen las cosas de la misma manera cada vez, eventualmente se vuelven capaces de completar el proceso en un período de tiempo más corto, lo que significa que pueden hacer más trabajo en la misma cantidad de tiempo. La consistencia también engendra confianza. Los métodos consistentes aseguran a los clientes que la compañía manejará sus cuentas con el mismo cuidado y precisión durante cada interacción. La coherencia ayuda a los empleados y clientes a saber qué esperar cuando se enfrentan a una situación determinada.
Mantenerse legal
Las leyes, los organismos reguladores o las compañías de seguros exigen que las empresas documenten y distribuyan algunos procesos y procedimientos. Por ejemplo, la mayoría de los estados requieren que las compañías tengan un proceso establecido para manejar los reclamos de compensación de los trabajadores y asegurarse de que todos los empleados sepan cómo funciona el proceso. Las compañías de seguros y las agencias reguladoras, como OSHA, exigen que las compañías detallen las políticas de seguridad, especialmente en un entorno de fabricación. La inclusión de esta información en un documento de proceso y procedimiento permite a la empresa cumplir con los requisitos de distribución.
Comunicarse efectivamente
Una empresa puede tener muchos empleados, ubicaciones múltiples y / o empleados que trabajan en diferentes turnos. Los empleados dejarán la compañía y los nuevos empleados se unirán a la compañía. La forma más fácil de comunicar las expectativas y los procesos a todos los empleados sin perder a nadie, omitir información o ser inconsistente es escribir y distribuir una política formal y un documento de procedimientos. Asegurarse de que todos tengan acceso a la misma información también ayuda a proteger a la compañía contra demandas por despido indebido infundadas.
