Los recibos de efectivo se preparan para transacciones con efectivo, cheques y tarjetas de crédito y son una herramienta importante para proteger a las personas que reciben efectivo y a las personas que lo pagan, documentando las transacciones. También proporcionan la base para resumir las actividades del día y actualizar los registros del libro mayor.
Hay varios tipos de recibos en efectivo. Los libros de recibos de efectivo están disponibles en duplicado y por triplicado; puede programar su computadora para imprimir recibos de efectivo cuando ocurre una transacción; puede utilizar recibos de caja registradora que diferencien entre efectivo, cheques y transacciones con tarjeta de crédito; o puede escribir los recibos en efectivo a mano.
Artículos que necesitarás
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Libro de recibos de efectivo por duplicado
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Documento de computadora formateado para recibos de efectivo
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Recibo de la caja registradora
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Recibos escritos a mano
Durante el día
Registre cada transacción en un recibo de efectivo, ya que representa ingresos en forma de ventas, una recuperación de gastos o un monto de depósito.
Calcule los impuestos a las ventas adeudados, si corresponde, y añádalos al total de la transacción.
Agregue la transacción en efectivo más el impuesto a las ventas para llegar al total adeudado por el cliente. Reciba dinero en efectivo, proporcione cambios y coloque el dinero recibido en un lugar seguro.
Proporcione una copia del recibo en efectivo al cliente y guarde una copia para sus registros.
Fin del día
Sume los recibos de efectivo preparados durante el día, proporcionando los totales separados de ventas, impuestos y el total de efectivo recibido.
Cuente el efectivo y acepte la cifra total recibida.
Prepare una entrada de diario del libro mayor para las ventas, impuestos y montos recibidos. Pase la entrada del diario a su supervisor para su revisión, aprobación y publicación en el libro mayor.
Prepare un comprobante de depósito bancario por el total de efectivo recibido, menos una cantidad por el efectivo que necesita para la mañana siguiente.
Agrupe el comprobante de depósito bancario y el efectivo en efectivo juntos, agrupe el efectivo de trabajo y coloque ambos paquetes en un lugar seguro, como un gabinete de archivos o bóveda seguro.
Consejos
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Ponga sus iniciales en cada recibo de efectivo, comprobante de depósito bancario y entrada del libro mayor que prepare para indicar su responsabilidad por la transacción. Para reducir el potencial de fraude, los departamentos de contabilidad deben establecer una separación de tareas relacionadas con los procedimientos de manejo de efectivo. En otras palabras, ninguna persona debe recibir efectivo, preparar resúmenes diarios, registrar su recibo en libros de contabilidad y depositar efectivo.
Advertencia
Siempre guarde el dinero del que es responsable bajo llave y candado para que nadie más pueda acceder a él y lo acusen de robarlo o extraviarlo.
