En la contabilidad devengada, los ingresos se comparan con los gastos utilizados para generarlos, y se registran cuando se incurren independientemente de cuándo se intercambie el efectivo. Esto lleva a una necesidad de contabilidad de doble entrada donde cada transacción tiene al menos un crédito y un débito en los libros. Las entradas realizadas en este sistema se denominan entradas de diario. Para registrar en diario el pago de una factura en contabilidad, debe comprender cómo afecta la transacción a las diferentes cuentas de su organización.
Fundamentos de contabilidad de doble entrada
La contabilidad de doble entrada se basa en la premisa de que los activos siempre serán iguales a los pasivos más el patrimonio de la empresa. Los activos pueden incluir efectivo y equivalentes de efectivo, edificios, equipos, inversiones y más. Los pasivos son montos que su empresa debe, como saldos con proveedores, saldos de préstamos, saldos de cuentas revolventes e incluso pagos de liquidación. El patrimonio de la empresa es la diferencia entre los activos y los pasivos y se ve afectado por los ingresos y gastos.
Los ingresos aumentan la equidad y los gastos la disminuyen. La equidad negativa significa que su negocio debe más de lo que posee. En la contabilidad de doble entrada, las cuentas se mantienen en un saldo en el que los débitos siempre son iguales a los créditos. Los saldos normales para cuentas de activos son débitos. Los saldos normales de pasivos y patrimonio son créditos. Dado que los ingresos aumentan el patrimonio, su saldo normal también es un crédito, mientras que los gastos son débitos. De esta manera, la ecuación se mantiene equilibrada.
Entender la función de cuentas por pagar
Para registrar en diario el pago de una factura, ya debe haber ingresado la factura en sus registros contables. Hará esto con la cuenta de cuentas por pagar, que representa los montos que su empresa debe a otras partes de las operaciones comerciales normales. Es posible que haya recibido una factura o factura por adquirir un activo o por incurrir en un gasto, por ejemplo. Registraría la factura cuando la recibiera como una cuenta por pagar, aunque la fecha final para el pago no venciera por otros 15, 30 o 60 días.
Ejemplos de cómo periodizar el pago de una factura en contabilidad
Supongamos que recibe una factura por la compra de $ 50,000 de mercancía que revenderá. Esta mercancía es un inventario, un activo de su negocio. Registrará esta factura como un débito al inventario y un crédito a las cuentas por pagar.
Usted recibe la factura eléctrica de este mes por un monto de $ 850. La electricidad es un gasto. Deberá cargar la cuenta de gastos de servicios públicos y las cuentas de crédito a pagar.
Cuando se pague la factura o la factura, afectará las cuentas por pagar y el efectivo. Debido a que está reduciendo la responsabilidad de las cuentas por pagar, es la parte de débito de la transacción. Usted está reduciendo el activo en efectivo, por lo que va a acreditar el efectivo. En el ejemplo a continuación, supongamos que emitimos los pagos de las dos facturas en nuestras entradas de diario anteriores.
En resumen, usted registra la factura o factura cargando un activo o una cuenta de gastos y acreditando las cuentas por pagar. Cuando pagas la factura, debitas cuentas por pagar y crédito en efectivo.
