Los informes mensuales son valiosos como registro de eventos y resultados en un departamento y como contribución a una empresa en su conjunto. En educación también proporcionan información útil de diferentes departamentos en cuanto al progreso y los resultados. Son un registro que se puede recopilar en documentos más grandes para brindar una visión general de una empresa o universidad.
Escriba una introducción sobre el tema que indique por qué solicita la presentación de informes mensuales. Muestre buenas razones por las que son necesarios y la contribución que harán a la empresa, la universidad o la universidad en general.
Describa los beneficios para los destinatarios, ya que la mayoría de la gente considerará esto como un trabajo adicional. Un informe mensual puede ser una oportunidad para elogiar y demostrar que las cosas han ido bien. También puede ser una oportunidad para mencionar áreas donde se necesita apoyo o algo que necesita seguimiento. También puede ser un informe sobre el progreso de un proyecto en particular. Resalte la importancia de los informes para planificar y enfocar la mente del individuo en los esfuerzos de su departamento.
Indique fechas y fechas límite para el año en que se requerirán los informes mensuales. Haga hincapié en por qué deben estar a tiempo, ya que generalmente son una contribución a un informe más amplio y esto puede retrasarse si se retrasan los informes mensuales.
De ser posible, proporcione una plantilla que contenga los puntos principales que desea cubrir en el informe mensual. Esto facilita que los encuestados completen y ahorra tiempo cada mes. Pueden cambiar la plantilla cuando sea necesario. Alternativamente, incluya pautas en su carta para ayudar a los redactores de informes. Los diferentes departamentos proporcionarán información diferente, por ejemplo, algunas finanzas y algunas ventas, por lo que se pueden requerir diferentes plantillas. Pídale al escritor del informe que enumere las categorías en hojas separadas.
Divide cada sección de la carta en párrafos. Indique las razones por las que se requiere el informe mensual en el primer párrafo. Describe los beneficios a los destinatarios en el segundo. Mencione las fechas y los plazos en el tercer párrafo, o proporcione una lista separada con las fechas. Mencione la plantilla o lineamientos en el cuarto párrafo. Incluya una nota de agradecimiento en el párrafo final para la ayuda del destinatario. Sea conciso y agradable.
Consejos
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Escribir una carta de negocios requiere ciertas formalidades. Si comienza la carta con el nombre de alguien, debe terminar "Atentamente". Si comienza con "Estimado señor o señora", debería terminar "Atentamente". Debajo del saludo debe aparecer una referencia o una línea de detalle del asunto, en este caso "Informes mensuales".
Advertencia
Escriba la carta como una solicitud, pero sea firme en que los informes serán necesarios cada mes.
