Las organizaciones sin fines de lucro confían en donaciones en especie y en efectivo. Involucre a posibles donantes en una carta que sea profesional pero que haga una conexión personal con el destinatario. Enfatice el buen trabajo de la organización y cómo utilizará los suministros solicitados. Dígale al donante cómo hacer una contribución.
Hacer una conexión
Explique por qué su organización es importante para el donante potencial. Una escuela que necesita suministros para sus programas académicos básicos o extracurriculares debe buscar donaciones de los padres y amigos de la escuela. En la carta, enfatiza este enlace. Recuerde a los padres que aquellos en la escuela están comprometidos a brindar las mejores oportunidades educativas posibles para sus hijos. Si solicita negocios locales, recuérdeles que la escuela es parte de la misma comunidad y que una donación de suministros puede demostrar que el negocio está comprometido con sus clientes y sus familias.
Promover el trabajo
Indique el mandato de la organización y describa sus resultados. Un refugio de animales local podría incluir un párrafo que describa los programas de atención médica, vivienda y adopción que ofrece. Los posibles donantes que estén familiarizados con la organización se beneficiarán de un recordatorio de por qué la organización benéfica en particular merece una donación de suministros. Incluya estadísticas, como la cantidad de estudiantes que participan en programas específicos o la cantidad de perros que se cuidan anualmente. Los números le dan al donante potencial una idea de la escala y el éxito de una organización y proporcionan un incentivo mayor para dar suministros para ayudar con la causa.
Detalle la solicitud
Los suministros son artículos tangibles que deben cumplir un propósito específico. Al solicitar suministros, ayuda al donante a saber exactamente qué necesita la organización y cómo se utilizará. Una escuela podría especificar que necesita pinceles para un programa de arte, batas para proteger la ropa de los estudiantes o lápices de colores. Un rescate de animales podría solicitar específicamente ciertas marcas de alimentos, toallas, camas para mascotas, correas y collares. Indique si acepta artículos usados o si desea que los donantes le den nuevos suministros. Vuelva a vincular la lista con la misión de la organización al afirmar, por ejemplo, que el programa de arte ayuda a los niños que necesitan atención después de la escuela o que las camas para mascotas permiten una experiencia de refugio más cómoda para las mascotas sin hogar.
Si su lista se centra en algunos elementos, inclúyala como una lista de puntos en el cuerpo de la carta. Si la lista es más larga, inclúyala como adjunto. Si incluye un archivo adjunto, dirija a los destinatarios al archivo adjunto con una frase como "por favor revise nuestra lista de los elementos más necesarios en la lista adjunta".
Indique el procedimiento de donación
Hágale saber al destinatario cómo cumplir con su solicitud de suministros. La carta debe indicar claramente cómo hacer una donación, si la organización proporciona un servicio de recolección, cómo el donante puede programar esa recolección y sus fechas y horas designadas. Si hay un lugar de entrega de suministros, incluya la dirección de la calle, las direcciones y los horarios en que los donantes pueden dejar los suministros.
Dígale al destinatario de la carta cuándo y cómo emite los recibos de donación, si corresponde. Las organizaciones que proporcionan recibos deben incluir un número de identificación fiscal.
