Las primeras impresiones cuentan, por lo que es mejor que hagas una buena, especialmente cuando solicitas una reunión de negocios. Ya sea que planee escribirle a un posible socio comercial, a un funcionario del gobierno o a un cliente, su elección de palabras puede marcar la diferencia. Una carta de solicitud de cita mal escrita puede afectar su imagen y su marca. Además, puede arruinar sus posibilidades de obtener una respuesta positiva.
Use una línea de asunto apropiada
Cuando envíe una carta de solicitud de cita, asegúrese de que la línea de asunto resalte su intención de reunirse con el destinatario. Manténlo corto y simple. Aquí están algunos ejemplos:
- Convocatoria de reunión
- Solicitud de cita de reunión
- Carta de solicitud de reunión
- Solicitud para reunirse el (día de la semana)
- Programar una reunión
Dependiendo de sus preferencias, puede colocar la línea de asunto arriba o debajo de la dirección del destinatario. Si desea comunicarse con el destinatario en línea, puede usar la misma línea de asunto para su correo electrónico y carta.
Presentarte
Comience la carta presentándose. En caso de que haya conocido al destinatario en algún momento, asegúrese de mencionarlo. Proporcione una breve descripción de su organización o su misión si es necesario. Por ejemplo, podrías decir algo como:
Estimado Representante (apellido)
Mi nombre es (su nombre) y me estoy comunicando con usted en nombre de (nombre de la empresa). Tenemos un interés común en … y me gustaría discutir más.
Si tiene una referencia, puede comenzar con: (Nombre de referencia) mencionó que estaba interesado en saber más sobre nuestros productos y servicios. Me gustaría invitarlo a discutir más en nuestra oficina el (fecha y hora).
Indique el propósito de la reunión
Hágale saber al receptor qué esperar de la reunión, incluido el tiempo que tomará. Proporcionar un calendario aproximado y cubrir los puntos principales. Por ejemplo, puedes decir:
Gracias de antemano por su consideración de esta solicitud. Apreciaría la oportunidad de conocerlo y discutir cómo podríamos unir fuerzas en futuros proyectos.
Nuestra reunión cubrirá una breve descripción de nuestra tecnología y recursos, así como algunos ejemplos de nuestro trabajo en esta área. También estamos interesados en discutir una posible colaboración que sería mutuamente beneficiosa para ambas partes.
Trate de explicar lo que está buscando y por qué solicita esta reunión en primer lugar. Sugiera dos o tres fechas y horarios y luego solicite a los destinatarios que confirmen su disponibilidad.
Tu carta podría decir algo como:
Por favor, sugiera una fecha y hora, según su horario.
¿Está disponible en fecha y hora? Si no es así, contáctenos al (número de teléfono) o (dirección de correo electrónico) para programar un horario de reunión.
En breve haremos un seguimiento para confirmar la recepción de esta carta y establecer un día y una hora que sean convenientes para usted.
Utilice el formato adecuado
Las cartas comerciales tienen un formato específico. Escriba su nombre y dirección en la esquina superior derecha de la página. Escriba la información de contacto del destinatario en la esquina izquierda de la página o debajo de su dirección.
Deje amplios márgenes y use una marca en blanco si es posible. Mantenga la letra corta y al punto; Idealmente, no debe exceder una página. Utilice un saludo formal, como "Estimado Sr. (nombre del destinatario) "Si no sabe el nombre exacto del destinatario, puede usar "Estimado señor o señora." Termina la carta con "Atentamente", "Respetuosamente" "Respetuosamente tuyo" u otro cierre formal, seguido de su nombre.
Una carta de solicitud de cita debe ser clara y concisa. Corta palabras inútiles e información innecesaria. Use una fuente fácil de leer como Times New Roman o Arial. Recuerde revisar la carta antes de enviarla.
