Estimar los costos correctamente es importante porque ayuda a hacer el compromiso correcto de dólares para una actividad comercial. El proceso requiere un poco de experiencia, investigación, toma de decisiones y juicio. Sin embargo, ninguno de estos elementos solo producirá una buena estimación de costos. En conjunto, los gerentes y analistas que practican una preparación combinada de estimaciones de costos pueden hacerlo con una precisión confiable. A su vez, su trabajo puede utilizarse para tomar decisiones financieras que afectan la dirección de una organización hacia el futuro.
La precisión es crítica
Cuanto mejor sea la precisión de una estimación de costos, mejor será la planificación y la toma de decisiones para predecir y ajustar los cambios futuros. Esto es crítico cuando las decisiones de negocios deben tomarse en base a conjeturas donde una mala decisión puede terminar en una seria pérdida de ganancias. Una buena estimación de costos también ayuda a mantener bajos los márgenes operativos al evitar gastos innecesarios.
Problemas con la inexactitud
Las malas estimaciones le cuestan a una empresa de dos maneras. Obviamente, subestimar los gastos de un proyecto puede crear una emergencia financiera a medio camino o en un momento importante, lo que puede poner en riesgo la finalización del proyecto. Los recursos insuficientes o el apoyo de mano de obra pueden cerrar un proyecto de manera efectiva, lo que hace que sea más costoso finalizarlo debido a la demora. Todo este aumento de costos inesperado reduce o elimina las ganancias. Sobrestimar crea grasa en el proyecto con demasiados recursos. Los fondos valiosos se desperdician en el consumo excesivo, lo que nuevamente reduce los dólares que podrían haberse atribuido al beneficio.
Mantenerse en horario
La precisión de la estimación de costos obliga a un proyecto empresarial a mantenerse dentro del programa y en el buen camino. Particularmente con los proyectos de los clientes, una vez que se confirma el presupuesto, el negocio debe mantenerse dentro del presupuesto si no quiere perder dinero. Esto tiene un efecto dominó en todas las actividades de negocios que están dentro o por debajo del presupuesto y cumplen todos los objetivos del cliente, incluidos el calendario y la entrega.
Buena toma de decisiones
Las buenas decisiones de negocios son tan buenas como los datos en que se basan. La importancia de las estimaciones de costos precisas se vuelve significativa cuando se producen decisiones que pueden resultar en cambios. La inversión de fondos en nuevas direcciones, así como la reducción de costos para ahorros, dependen en gran medida de que las estimaciones de costos sean correctas. Los números asumidos luego se incorporan en compromisos, contratos, presupuestos, adquisiciones y acumulaciones contables. Si los datos resultan estar equivocados, se deben realizar más cambios de emergencia en el último segundo para compensar. Evitar una situación de este tipo hace que obtener estimaciones correctas la primera vez sea crítico.
