El uso de tipos en QuickBooks es una función del programa a menudo mal entendida y, con la misma frecuencia, se descuida o se utiliza incorrectamente. Debido a la flexibilidad del uso de los tipos, es tan amplio que se puede utilizar para realizar un seguimiento de cualquier tipo de información que se desee sobre clientes, empleos, proveedores y artículos vendidos o comprados. La elección de qué datos realizar un seguimiento depende del tipo de negocio.
Tipos de proveedores
El uso adecuado de los tipos dentro del programa QuickBooks le permite generar informes personalizados y listas de correo utilizando los datos que son significativos para un negocio en particular. Los dueños de negocios tienen muchas opciones en términos de tipos de proveedores. Algunas empresas optan por utilizar la industria de un proveedor como un tipo. Una tienda minorista puede configurar tipos de proveedores que reflejen los productos que venden. Algunos vendedores venden productos comestibles y otros medicamentos o productos de tabaco. Otras empresas pueden tener proveedores que son específicos de una región geográfica cuando la entrega del producto es sensible al tiempo y pueden crear tipos basados en las ubicaciones de los proveedores.
Aquellos en la industria de la construcción pueden optar por escribir proveedores según el tipo de servicios prestados. Por ejemplo, una empresa de construcción puede usar pintores, perchas de paneles de yeso, marcos y contratistas eléctricos y de plomería. Si es necesario crear un subtipo (por ejemplo, si una empresa utiliza un subcontratista para trabajos de pintura en interiores y otro para trabajos de pintura en exteriores), se crearían pintores de tipo general y un subtipo para pintores de interiores y exteriores.
Esto se realiza a través de la pantalla de edición del proveedor al ingresar el tipo debajo del espacio para el nombre de la empresa del proveedor.
Tipo de cliente / trabajo
Para aquellas compañías que realizan más de un trabajo para el mismo cliente, QuickBooks permite la creación de trabajos debajo del nombre del cliente. Utilice los mismos tipos para los clientes que para los proveedores, aunque la región geográfica de un cliente puede no ser tan importante como lo es para los proveedores. Algunas empresas tienen clientes mayoristas y minoristas y, como tales, utilizan esas designaciones como tipos. Si no hay designaciones obvias para separar a los clientes, use tipos para hacer un seguimiento de cómo los clientes se enteraron del negocio. Estas categorías incluirían "boca a boca", "páginas amarillas", "anuncio en el periódico" o "correo directo". Al final del año, se podría generar un informe que mostraría qué campaña de marketing fue la más exitosa en generar clientes y ventas. Con los tipos de trabajo, las empresas que usarían la función "trabajos" son similares a las empresas relacionadas con la construcción. Un cliente puede hacer que su compañía repare un techo un día y se encargue de un problema de plomería otro día. La creación de un tipo de trabajo para cada servicio realizado ayuda a descubrir qué servicios ofrece el que genera el mayor margen de beneficio y aquellos que terminan costando más dinero en gastos que en ingresos.
Tipos de artículo
Los tipos de elementos son el único tipo que ya está definido por el programa QuickBooks. Hay 12 tipos de elementos predefinidos en QuickBooks. Un artículo es un servicio o artículo físico que se vende. Los tipos de elementos son los siguientes:
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Servicio: si lo que usted vende son servicios, por ejemplo, una empresa de jardinería, cree un elemento "Cortar" y conviértalo en un tipo de "Servicio".
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Pieza de inventario: en el mismo negocio de paisajismo, si vende piezas para reparar equipos de césped, por ejemplo, "Cortadoras de cuchillas", éstas serían una pieza de inventario.
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Ensamblaje de inventario: un ensamblaje se compone de una cantidad de partes de inventario separadas para completar un producto completo. Por ejemplo, si tuviera que construir un taburete, estaría formado por un asiento, cuatro patas con soporte y tal vez un cojín.
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Piezas sin inventario: use este tipo para clasificar cosas como artículos de oficina y de limpieza. Si está cobrando a su cliente por los artículos necesarios para completar un trabajo, estos artículos se considerarán partes que no son de inventario.
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Activos fijos: un activo que tiene que es esencial para el funcionamiento de su negocio y es más o menos un elemento permanente. Un vehículo, un edificio o una computadora calificarían como un activo fijo.
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Otro cargo: si cobra cargos por pagos atrasados, cargos financieros o gastos de envío, estos se considerarán "otros cargos".
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Subtotal: para incluir un subtotal en las facturas de los clientes, debe crear un tipo "Subtotal". Esto agrega todos los artículos y da un total acumulado antes de que los impuestos de ventas se agreguen al total. Esto ayuda cuando está utilizando la función "Descuento" para eliminar un porcentaje de descuento antes de agregar los impuestos.
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Grupo: al igual que un conjunto de inventario, un grupo está formado por elementos que se incluyen en una oferta de "paquete". Por ejemplo, un detalle completo del servicio de césped puede estar formado por los elementos de servicio separados, "Siega", "Bordes" y "Recorte de árboles".
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Descuento: la creación de un elemento de descuento resta un porcentaje o una cantidad fija del subtotal.
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Pago: si es común que un cliente pague una parte del total adeudado en el momento de la venta, cree un elemento de "pago" que reduzca la cantidad adeudada en una factura.
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Artículo de impuesto sobre las ventas: el impuesto sobre las ventas generalmente se calcula a nivel estatal y local. Este elemento permite la creación de un elemento de impuesto a las ventas por separado para el estado y para el impuesto local discrecional.
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Grupo de impuesto sobre las ventas: este artículo se compone de dos o más artículos separados del impuesto sobre las ventas como un solo grupo. En su condado, es posible que tenga un impuesto discrecional del 1 por ciento y un impuesto estatal del 6 por ciento; el "grupo de impuestos sobre las ventas" le permite tener un elemento de línea que realiza un seguimiento de ambos tipos de "artículos del impuesto sobre las ventas" en la misma transacción.
